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对外贸易流程 1 .客户询盘: 一般在客户下订 purchase order 之前,都会有相关的 order inquiry 给业务部,做一些细节上的了解。 2 .报价: 业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时, proforma invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。 3 .得到订单: 经过洽谈,收到客户正式的订单 purchase order or sales contract 。
4 .下生产单: 得到客人的订单确认后,给工厂下订单 ( 工厂自己安排生产计划 ) ,安排生产计划。 5 .业务审批: 业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。 6 .下达生产通知: 业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知 , 通知工厂按时生产: 6.1 :如果是 l/c 付款的客户,通常是在交货期前 1 个月确认 l/c 已经收到,收到 l/c 后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改 l/c 。
6.2 :如果是 t/t 付款的客户,要确认定金已经到账。 6.3 :如果是远期 l/c, d/a 等条款收汇方式的客户 ( 不推荐运用这种方式 ) ,需经总经理确认批准。 7 .验货: 7.1 :在交货期前一周,要通知公司验货员验货 ( 部门跟单员跟进 ) 。 7.2 :如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。
7.3 :如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8 .备制基本文件单证 : 在收到客户正式的订单时,应制作出口合同 , 出口商业发票 , 装箱单,出口货物托运单 , 核销单 , 报关单 , 报关委托书 , 报验委托书 ( 工厂的外贸人员还需要准备 : 商检换证凭单 , 纸箱检验单 ) 等文件 . (应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。
9 .商检: 如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票 , 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单 / 条。 10 .租船订仓: 10.1 .如果跟客人签定的合同是 fob china 条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期 7 天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船 5 天前可拿到进仓单。 10.2 .如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时 , 船期时间合适的船公司,并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓,程序同上。
10.3 .如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 10.4 .向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错 . 11 .安排拖柜: ( 千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧 , 破损 , 破裂的地方 ) 11.1 .货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。
拖车公司应选择安全可 靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书 / 装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 . 11.2 .传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3 .要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上 . 12 .委托报关: 在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话地址等。
13 .获得运输文件: 13.1 .最迟在开船后两天内,要将提单补充内容 ( 如果需要修改的话 ) 传真给船运公司或货运代理。提 单补充内容要按照 l/c 或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2 .督促船公司尽快出提单样板及运费帐...
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