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年会的组织凡客易达大致分为七个环节：

(1)确定活动立项

(2)制定预算

(3)选定会务代理

(4)确定方案

(5)确认实施细节

(6)结算

(7)总结

年会的组织有五个要素：

(1)预算

(2)人数

(3)参会人员组成

(4)会议主要议题

(5)会议时间

这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐标、礼品、活动安排等一系列决策。

在制定预算环节，主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品，有的年会还要加上会后的旅游预算。

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