如何从项目交接看项目文档管理

[项目管理成与败的关键在如何管理好项目干系人]干系人是指积极参与项目或利益可能受项目实施或完成的积极或消极影响的个人或组织（如客户、发起人、执行组织或公众）。而干系人也可能会对项目及可交付成果施加一定的影响。根...+阅读

项目文档对于项目管理的作用已经不用再讲了，但文档的管理却又通常是项目管理中最容易忽略的内容。实际对于任何一个项目而言，文档一定要有的，但不一定要多，只要可以说明问题就行了。最近正在接手一个项目，就以此项目为例，说一下我的体会。这个项目已经开发完成，并且已经上线运行，具备了一定的客户群体。接手这个项目时，此项目只有成果，没有过程。仅有一份完整的用户手册。针对此情况，提出要求，需补充以下文档：

一、《成果说明文档》：需说明当前所有可提交成果、成果内容描述及成果评估。成果描述至少需要描述以下内容： 1）成果存在形式及现状：针对软件项目而言，基本上成果都是以可运行代码形式存在，但在此一定要明确说明代码的现状，是否经过测试，如果经过测试，需提交相关的测试报告，如果没有经过测试，那是否已经完成，完成后，如果未完成则进行到什么程度，尤其是如果没有注释的代码，应明确交代代码实现的功能描述及接口描述。 2）成果研发过程说明：主要说明成果的追溯过程，此代码从何而来，是否具备相应的计划内容，如果没有，这成果的上一个环节是什么，以代码为例，代码上一个环节是否有设计，设计上一个环节是否有需求分析等等。这部分代码是根据什么来进行的研发。如果某个成果没有追溯到最初环节，就需要注意了，这部分内容就是风险了。 3）成果可用性说明：并不是最终提交的成果就一定是有效、可用的。也许会隐藏很多的问题，这需要任务的相关承担人进行可用性描述，我们作编码的都知道，在特定的情况下，可能会采用一种临时方案去实现一个功能，等最终集成时再去修正，但很多情况下这种临时方案都成为了最终方案。所以，一定要对成果进行有效性说明，如果没有的，就一定要进行严格的测试验收。 4）成果责任人说明：一定要有，不是追究责任，而是便于沟通。文档制作说明：此文档建议采用表格进行说明，如果可以建议采用Excel，这样便于使用跟踪管理，如下：

二、《计划管理说明文档》：如果有完整的Porject计划是最好的，但此文档一定要注意的是其准确性，在用Project进行计划管理时，往往是项目进展时间越长，变更越多，计划维护就越困难，此时就有可能计划已经无法反应实际的项目进展情况了。计划管理文档一定要仔细研究，整个项目计划是否安排妥当，哪些任务制定了但没有完成，哪些任务取消了，这些取消的任务是否是属于预定的功能要求，哪些环节就没有进行，哪些环节多次重复，有哪些人员工作过程中发生了任务的中断变化，都可以从计划管理说明文档看出，这样更有利于评估项目的实际情况，风险情况，并可以根据前阶段未完善的内容进行后续完善。同时，很关键的一点是，这些任务中是否存在非正常情况，譬如：你认为很难的技术研发工作在短时间内却已经完成，这都需要注意，并了解实际情况。最终通过计划管理说明确文档定是否预定的目标已经全部完成。而已经完成的内容应该和以上提交的成果说明是一致的，此部分如果不存在文档，就需要根据相应的成果内容及人员对整个过程进行文档补充。此文档完成后，也可成为后续管理的一个基础，进行优化处理。如果没有计划管理文档的话，补充的时候，则建议采用Project来完成，前一个成果提交文档，并且最好可以采用WBS来组织任务的安排，将已经提交的对应到相应的任务中。通过前一文档状态的说明，将未完成的内容做标记，并且看是否存在同样的任务不同的成果表现形式的情况，这时应该是属于重复性任务，也做标记说明。

三、《需求说明书》：需说明产品的最初需求内容实际对于我当前接手的这个产品，需求说明书的重要性已经大大降低了，因为产品已经研发完成，且提供了完整的用户手册，但整理需求说明书的主要目的还是有两个：

1、是要建立完整的项目过程追溯流程，为后续工作做准备。