如何才能实现企业档案系统信息化

[如何理解企业管理信息系统的结构与作用]对于企业来说信息的意义是十分重要的﹐因为当代企业管理的方方面面都依赖于信息的获得和利用﹐特别是任何企业决策都需要信息。信息是一种资源，利用好信息资源可更好地开发和利用...+阅读

如何才能实现企业档案系统信息化

从系统原理、控制原理的角度来说，企业档案信息化系统应包括以下环节。

一、企业档案信息化管理系统的目标

档案信息是企业原生信息源，随着经济发展其重要性正日益凸现出来；而计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用，使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务，是企业档案信息化系统的最终目标。

二、全面系统采集有效信息是保证系统目标实现的前提

为实现企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系，形成涵盖企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统。在信息采集方面，该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集。档案工作人员应根据完整性、准确性、适应性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选，将其中应作为档案永久保存的部分，交由档案信息化系统自动批量地提取档案著录项，标引出分类号和主题词，并将文件保存在相应的档案信息数据库中，至此一份电子档案正式形成。

三、准确加工处理信息是保证系统目标实现的基础未经加工处理的档案信息，要么偶尔发挥极其有限的作用，要么终年沉睡在档案数据库中不为人知，在真正意义上实现档案信息化建设为企业经济利益最大化服务的功能更是无从谈起。因此，只有从企业档案信息化工作的完整意义出发，针对一定题目，对分散无序的信息进行加工，使之有序化系统化，才能实现系统的最终目标。

这里所说的分散无序的信息是相对而言的。虽然对系统自动采集的信息进行鉴别以决定是否可以作为档案永久保存时，已依据信息的完整性、准确性、适用性进行了筛选；但这种筛选是针对单个的、具体业务活动而言的；而针对档案数据库整体内容考察，就会发现很多信息在内容或结构上还处于无序状态，给信息有效利用带来诸多不便。也就要档案人员对信息进行进一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和传递速度，为企业经济技术决策提供可靠的依据。

四、多形式输出档案信息是保证系统目标实现的关键

在企业档案信息化系统中，全面系统采集有效信息，并对其进行必要加工，主要是为实现信息的有序化存贮；换而言之，是为实现系统目标做好准备工作。至于系统目标的实现关键还在于：以何种方式不失真不滞留地将档案信息输出给广大用户。

1、开展广泛的档案信息网上借阅服务

现代信息技术的应用，可以方便快捷地满足利用者对档案信息的需。以研究院档案管理工作为例，档案部门可在局域网上设立档案信息网站，并建立用户界面友好的查询系统，完成档案的查阅。对于外部用户，可引导其浏览本站点信息，并为用户方便地索取档案信息提供技术保证，以期扩大企业社会的影响和提高企业知名度。对于内部用户，根据用户权限，以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和广大科技人员提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，满足各部门日常工作自动化过程对信息的需，为各部门的信息开发利用工作提供基础条件，充分实现档案信息共享，并对整个企业的信息化工作起到支撑作用。

经过系统内部对信息的准确加工和处理，档案部门根据借阅者权限在网上为其提供实时借阅服务，应是十分准确和快捷的。通过用户全方位、大面积、频繁地对档案的查阅，一是活跃了整个档案工作；二是档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用，促进了企业生产经营活动、科学研究活动、基本建设活动的发展；三是通过用户与档案信息的频繁接触，企业领导和广大职工的档案意识会不断增强，档案信息化工作的发展可得到更为广泛的支持。

如何建立企业电子信息档案管理系统

电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面，成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。

1、企业档案管理信息化的软环境

随着互联网技术和应用的快速发展，企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

2、电子档案管理的特点

信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台，使用者在自己的电脑终端上，可以直接进行档案信息检索，迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级，并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理，如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块，每个档案模块按不同的检索顺序进行排列，并根据管理需要划分不同的管理权限，使档案信息按阅览权限公开，提高档案资源的利用效率，为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理，节省大量的人力、物力、财力，符合国家当前的“三节约”政策。

3、电子档案管理需要注意的几个问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。

4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径

目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式，即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，不会出现因数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标志规范的方法，等等。

作为档案管理人员，在当前情况下，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。

怎样完善企业档案管理科学化

1 提高档案管理人员素质

档案管理人员的专业素质在很大程度上决定着企业档案管理水平。在科学管理的要下，档案管理人员不仅应具备从档案的立卷、整理、编撰、鉴定，到档案着录、标引，档案的保管等基本操作技能，而且必须精通计算机技术，能够运用现代化科技手段规范日常管理工作，并且要爱岗敬业，有大局观念，能够将繁琐的任务思路清晰的逐一落实。档案工作有较强的专业性，决定了档案管理工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。要紧跟时代步伐，积极参加技能培训，学习政治理论和各种新的知识技能，尤其要密切关注国家有关档案工作管理规定，深刻领悟其内涵，逐渐成长为理论与技能并重的复合型人才。为企业打造学习型档案管理队伍贡献力量。

2 完善档案管理制度体系

加强制度建设、建立良性运行机制，是提高档案管理科学化水平的关键和保证。首先要建立健全科学管理档案的长效机制，引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，企业档案管理应注重对相关科学知识的补充和更新，更应该运用现代科学技术手段不断强化管理水平。具体来说，一是要建立目标职责体系。制订《档案管理工作分管领导岗位责任制》、《档案管理领导小组工作职责》、《档案员、兼职档案员工作职责》等。档案管理领导小组负责企业档案工作的组织、管理和指导；专职档案员负责文件的归档、移交、销毁等，并对各部门的档案工作进行指导；兼职档案员负责本部门档案管理制度的执行和有关文件的清理及移交工作。二是要建立操作规范体系。按照档案管理要，结合本企业实际，制定并落实文书立卷归档办法，文件材料分类方案、归档范围、保管期限制度，档案保管、保密、利用、统计、鉴定销毁等制度，使档案管理工作做到有章可依，有规可循。三是要建立督促检查体系。大力加强对档案管理的监督检查力度，每年组织开展至少两次档案管理安全检查，采取自查、互查、抽查、普查相结合的方式，有效堵塞档案管理中的漏洞和隐患，坚决杜绝在档案管理中出现案卷损坏、失密泄密、案卷丢失等问题，推动档案工作健康发展。

3 重视档案管理信息化建设

信息化建设是实现企业档案科学管理的主要途径。企业应该在现有基础上，坚持完善档案数据库建设，做好档案基础数据汇编、档案查阅利用等工作，努力使档案管理走上规范化、制度化的轨道。

首先，着力提高档案硬件水平。为适应新时期档案工作的新要，提高档案管理水平，企业应该结合实际，增加投入，不断更新档案设备，使各项档案管理设施力达到规范化的标准，促进档案资料管理的全方位、科学化管理。

其次，充分利用计算机系统，规范档案数字化加工中心，加强对档案的着录和扫描，认真做好文件的收、发工作。档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为企业的发展提供有效的服务。

4 结语

加强档案的科学管理工作，是企业档案部门面临的共同课题，档案部门要增强创新意识，注重研究新情况、把握新规律、解决新问题，克服因循守旧、墨守陈规的思想和做法，以新的思维对待新的形势，推动档案工作不断创新发展。

档案管理现代化的重要性

档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行、管理方法和手段，以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。

在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容说明和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。