简述会见的服务流程

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简述会见的服务流程

事前，先与对方的联系人敲定具体的到达时间和地点，安排与客人的级别相等或相似的同级人员前往接待，安排好交通工具，并估计在约定时间到达之前前往机场或者车站留足路上所花的时间，争取在客人到达之前十五分钟到达事中，接到人后简略的寒暄、说明（主次要分）、握手（摘帽和手套）、并带至交通工具旁拉门，视情况按客人的身份安排位置，以后排右座为尊。在车上注意谈话话题调节氛围，可适当放些轻音乐做背景，解除客人的旅途疲劳。话题主要以问候、或者是谈论当地的景区、风俗、美食等。事后，在到达目的地后，陪同人员可带客人到安排的住所适当休息，并告知相关日程或者议程，如果是短程会见，则可直接带至办公场所。如果会见有安排观光项目，还要注意后续的安排。

好久没再上秘书这门课了，所以有些更详细的都不怎么记得了，回头叫学生再拿那本书来翻翻看有没有补充的先了。希望对你有一点点帮助。记得微笑：）...

如何布置会场？

谈判环境的布置也很重要。选择谈判环境，一般看自己是否感到有压力，如果有，说明环境是不利的。不利的谈判场合包括：嘈杂的声音，极不舒适的座位，谈判房间的温度过高或过低，不时地有外人搅扰，环境陌生而引起的心力交瘁感，以及没有与同事私下交谈的机会等等。这些环境因素会影响谈判者的注意力，从而导致谈判的失误。从礼仪角度讲，为合作或谈判者布置好谈判环境，使之有利于双方谈判的顺利进行，一般来说，应考虑到以下几个因素：其一，光线。可利用自然光源，也可使用人造光源。利用自然光源即阳光，应备有窗纱，以防强光刺目；使用人造光源时，要合理配置灯具，使光线尽量柔和一些。其二，声响。室内应保持宁静，使谈判能顺利进行。房间不应临街，不在施工场地附近，门窗应能隔音，周围没有电话铃声、脚步声等噪音干扰。其三，温度。室内最好能使用空调机和加湿器，以使空气的温度与湿度保持在适宜的水平上。温度在20。C，相对温度在40%-60%之间最合适。一般情况下，也至少要保证空气的清新和流通。其四，色彩。室内的家具、门窗、墙壁的色彩要力和谐一致，陈设安排应实用美观，留有较大的空间，以利于人的活动。其五，装饰。用谈判活动的场所应洁净、典雅、庄重、大方。宽大整洁的桌子，简单舒适的座椅（沙发），墙上可挂几幅风格协调的书画，室内也可装饰有适当的工艺品、花卉、标志物，但不宜过多过杂，以简洁实用。在谈判中要想获得对方的合作获取的某种效果，座位的安排有学问。谈判双方应该是面对面坐着，还是采取某种随意的座次安排，反映着不同的意义。在商务谈判中，双方的主谈者应该居中坐在平等而相对的位子上，谈判桌应该是长而宽绰、明镜而考究的；其他谈判人员一般*两侧而坐。这种座位的安排通常显示出正式、礼貌、尊重、平等。如果是多边谈判，则各方的主谈者应该围坐于圆桌相应的位子，圆桌通常较大，也可分段而置；翻译人员及其他谈判工作人员一般围绕各自的主谈者分列两侧而坐，也可坐于主谈者的身后。无论是双边谈判还是多边谈判，桌子和椅子的大小应该与环境和谈判级别相适应：会议厅越大，或谈判级别越高，桌子和椅子通常也应相应较大、较宽绰；反之，就会对谈判者心理带来压抑感或不适。与长方形谈判桌不同，圆形谈判桌通常给人以轻松自在感。所以在一些轻松友好的会见场所，一般采用圆桌。不论是方桌还是圆桌，都应该注意座位的朝向。一般习惯认为面对门口的座位最具影响力，西方人往往习惯认为这个座位具有权力感，中国人习惯称此座位为＂上座＂；而背朝门口的座位最不具影响力，西方人一般认为这个座位具有从属感，中国人习惯称此座位为＂下座＂。如果在谈判中想通过座位的安排暗示权力的高下，较好的办法是在座位上摆名牌，指明某人应当就座于某处，这样就可对每个人形成某种影响力。按照双方各自团体中地位高低的顺序来排座，也是比较符合社交礼仪规范的。布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：

（1）应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

（2）如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。

（3）准备视听器材。黑板（白板）、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。

（4）除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

（5）当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。