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人事档案管理制度
一、 人事档案保管制度 □ 目 的 第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企 业机密 的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。 第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。 第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。 □ 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材 料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料 进行鉴别,看其是否符合归档的要;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体 位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身e799bee5baa6e79fa5e98193e4b893e5b19e31333231613833进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀 等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误 等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对: ——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后: ——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的,转递的大致程序如下: ①取出应转走的档案; ②在档案底账上注销; ③填写《转递人事档案材料的通知单》; ④按发文要包装、密封。 在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位 在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要如下: ①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 ③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。...
档案的用处和管理
档案是一个人工作经历的忠实记录,按照现行人事管理制度,档案资料分十大类,包括履历、身份、党团资料、奖惩、任免、工资晋升、工龄等。它在一个人办理有些相关手续,比如工资的提升以及出国政审时,都是最原始的依据,对于职称的评定以及退休年龄的裁定等也是最重要的资料。 当然档案又可以分为若干类,有永久性、长期性和短期性三种。永久性档案一般要保存30年以上,长期性档案原则在20年左右,短期档案在5年以下。 档案管理一般由组织人事部门、档案局或者各单位保密机构负责。 虽然从各个方面来说,随着市场经济的发展和人员的流动,以及信息媒介的越来越发达,档案有被弱化的趋势。但这决不意味着档案无用。 如在广州和深圳,档案对于普通打工者来说是没有多大用处的,因为一般公司或企业注重的是一个人的能力,而不是他的历史。
但是对于大部分有较高学历的人来说,档案就很重要,因为这些人所要的工作往往会涉及到一个单位的业务深层和管理高层,他们的举措和业绩会对该单位造成一定的影响。故而在招聘时,大部分企业或公司对于这类高职人员都要出示档案,以期更清楚、更全面地了解一个人的整个情况,以免造成日后的损失或不快。
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