怎样建设财务档案室

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怎样建设财务档案室

财务档案是机关，团体，企事业单位和其他组织在财务活动中自然形成的，并按照法律规定保存备查的财务信息载体（包括财务凭证，财务账簿，财务财务报告和其他会计资料），是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是检查遵守财经纪律情况的书面证明，也是总结经营管理经验的重要参考资料. 财务法》《规定，各单位对财务凭证，财务账簿，财务财务报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管.在设计财务制度总则时，应根据《财务法》和《会计档案管理办法》明确规定本单位财务档案管理的要及整理，，保管，利用，销毁办法. 一，财务档案管理设计的原则（一）统一管理，工负责的原则分统一管理是指财务档案由档案，财政部门统一管理. 财务档案既是本单位全部档案的一部分，又是国家全部档案的重要组成部分，因此，财务档案应由各级档案部门实行统筹规划，统一制度，进行监督和指导；同时财务档案政策性，专业性强，分布面广，作为财务工作法定管理部门的财政部门对财务档案又负有业务指导，检查和监督的责任. 分工负责是指各单位每年形成的财务档案，应由本单位财务财务部门负责整理，立卷，装订成册，按期移交档案部门，由档案部门管理.财会部门与档案部门分工合作，共同做好档案管理工作. （二）齐全完整的原则财务档案要全部归档.财会部门或经办人员必须按期将应归档的财务档案，全部移交给档案部门，保证档案的齐全完整.不得以方便工作为借口而自行封包保存，档案部门也不能以库房紧张，备不足为由而拒绝保管. 装如果财务档案残缺不全，将会大大降低财务档案的保存和利用价值. （三）简便易行的原则财务档案的工作制度，管理办法等应当力简便易行，通俗易懂，作操简单，利用方便，以便提高工作效率，充分发挥财务档案的作用. （四）依法管理的原则财务档案涉及面广，政策性强，使用价值大，因此，必须加强财务档案管理的法制建设，依法管理财务档案. 单位应根据法律，法规规定，建立健全会计档案的立卷，归档，调阅，保存和销毁等管理制度，切实把财务档案管好，用好. 二，财务档案整理的设计财务档案整理是指将财务档案分门别类，按序存放的工作. 整理工作是财务档案管理的重要内容，是保存，利用财务档案的前提. 财务档案整理包括财务凭证的整理，财务账簿的整理，财务财务报告的整理和其他财务资料的整理. 定期或每个月份终了，应将所有应归档的财务凭证收集齐全，并根据记账凭证分类整理其附件，剔除不属于财务档案范围和没有必要归档的资料，补充遗漏的必不可少的核算资料，按适当厚度分成若干本，填制凭证封面，统一编号，装订成册，并由专人负责保管；年度终了，各种账簿（包括仓库的材料，产成品或商品的明细分类账）在结转下年，建立新账后，一般都要把旧账送交总账财务集中统一整理，活页账还要按页码顺序排好加封面后装订成本；财务财务报告一般在年度终了后，由专人（一般是主管报表的人员或财务机构负责人）统一收集，将全年财务财务报告按时间顺序整理装订成册，经会计机构负责人审核，章后立卷归档；其他会计盖资料，包括年（季）度成本，利润计划，月度财务收支计划，经济活动分析报告都应视同正式财务档案进行收集整理，但这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长的时期内，仍由财会部门保存，因此，应逐件进行筛选，鉴别，将需移交档案部门保存的，另行组卷装订并移交，其余的则由财会部门保存，以便随时利用. 财务档案的整理要规范化.封面，袋要按统一的尺寸，盒，规格制作，卷脊，封面的内容要按统一的项目印制，填写.做到收集按范围，装订按标准，整理按规范. 三，财务档案的分类和编号设计（一）财务档案的分类设计财务档案的分类，要遵循财务档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位财务档案的实际出发，可选择以下分类方法： 1. 年度—形成分类法. 即把一个年度形成的财务档案分为凭证，账簿，财务财务报告三大类，然后分别组成若干保管单元（卷） . 这一方法适用于一般的企业事业单位. 2. 年度—机构分类法.即先把一个年度内形成的财务档案按机构分开，然后在机构内再按凭证，账簿，财务财务报告分别组成保管单元. 这种方法，一般适用于各级财政，税务，建设银行等部门和所属单位多的大型企业. （二）财务档案的编号设计为了实现财务档案管理规范化，有利于电算化处理，根据财务档案排列＂年＂所属年度），类＂种类），限＂保管期限）三要素的多种组合方式以选用以下两种排列编号方法： 1. 一般的企业，单位可采用＂年，类＂限，的排列编号方法.即以每一年度的财务档案为一单元，将每个案卷按不同保管期限，从永久到最短的期限依次排列，然后将同一保管期限的案卷分类排列，最后以第一卷＂永久＂卷为 1 号，按顺序编制目录号，这些号码也作为案卷号. 2. 对于由于种种原因财务档案仍由财会...

房地产公司如何建立一个档案室

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档案管理规定

第一章总则

第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定.

第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务，经营，企业管理，公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字，图表，账册，凭证，报表，技术资料，电脑盘片，声像，胶卷，荣誉实物，证件等不同形式的历史记录.

第三条公司及各部门，员工有保护档案的义务.

第四条档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则，进行网络化管理.

第二章档案机构及其职责

第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）.

第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集，整理，立卷，保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门，各下属子公司，各参股公司，各合资合作公司的档案工作.

第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化.

第三章档案的管理

第八条整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷.

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷.

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册.

B. 整理根据分类和成立时间整理.

C. 分类根据下述分类方法分类

D. 立卷区分不同价值确定保管期限：永久，长期，短期.

第九条过程管理：

1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有.

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录，预立卷材料的目录交办公室.

第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录，预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作.

第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字.

第十二条公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要操作.

第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理.

第十四条借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还.阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制，调换，涂改，污损，划线等，更不能随意乱放，以免遗失.

第十五条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权.

第四章档案备份制度

第十六条公司所有有价值的文件，报表，业务记录等必须备份.

第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存.对存入电脑的资料，档案，按《计算机管理办法》管理.

第十八条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存.

第五章处理条例

第十九条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损，丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供，抄摘企业档案

3. 涂改，伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅，外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

第六章责任

第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门.

第二十二条本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理.

阅档室管理制度

一、查阅城建档案及图书资料，须出示如下合法有效证件：

1、查阅单位工程档案，出具单位说明信和查阅人身份证。

2、查阅私人建房档案，出具房屋产权人个人身份证。

3、为便于查档，查阅人有责任提供所查工程或项目的索引资料。

二、查阅他人或其他单位工程建设档案，须出具该产权人委托查询的证件或产权人同意的证明文件。

三、无合法有效证件者或所查档案涉及国家机密的，档案管理人员有权拒绝提供服务。

四、查阅档案先登记，并在利用后提供反馈信息；摘录或复印档案资料，须经主管领导同意，并加盖公章方可有效。

五、特殊情况需要调用档案原件的，须经主管领导批准，且限期归还。

六、查阅档案时不准吸烟、喝茶；不准擅自扩大利用范围；不准涂改、折叠、拆散和撕毁档案资料。

七、查阅利用档案实行有偿服务，查阅人须按规定激纳有关费用。