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除了前文所谈的传统形式的会议之外，电话会议和领导人员应有关单位邀请参加的庆祝会、纪念会等社会活动的安排，也是办公室会务工作中越来越占有较大比例的部分。

(1)电话会议。由于其及时、迅速的特点，目前已被党政机关和管理部门广泛利用。会务工作人员在电话会议召开时，需要做好以下各项工作：

①事先发出会议通知，及时通知有关单位和人员，要求其按时到开通电话会议的场所听会。

②提前与电话管理部门联系，确定开会具体时间。保证开会时的线路畅通。③主会场的组织工作和服务工作。要落实与会领导和有关负责人的名单，以及发言人讲话稿，同时会务工作人员还必须始终参加会议，保证服务工作的落实。

④会前要检查各地分会场的到会情况并及时报告会议主持人。

⑤所使用的电话应加保密设备。

(2)社会活动。是各党政机关领导人工作中较常见的部分，办公室应对这类活动进行合理、妥善的安排，以促进各项工作，同时又排除那些不必要的活动对领导人工作和精力的干扰。在这方面，应该掌握以下几个原则：

①要主动协助领导把好审核关，对邀请领导人参加的各项社会活动有所控制，不要安排参加那些不应该参加和不重要的活动。

②对需要参加的各项社会活动，办公室应协助领导进行合理的安排，综合考虑工作及领导人的精力各方面的情况。切忌把各项社会活动过多地集中到某个人或某些人身上。

③要认真做好领导人已决定参加的社会活动的组织服务工作。包括落实具体时间、地点，准备讲话稿等等。

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