关于产品样品和宣传物料管理制度

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样品管理制度

一、目的为加强公司对样品领用的治理，规范和约束样品的领用工作，制定本制度。

二、适用范围本制度规定了样品发放的一般程序，及详细领用样品所必须履行的手续。本标准适用于样品灌装和领用的全体人员。

三、职责

1、销售总监负责大样品发样的审批工作；

2、区域经理负责样品发样的审批及大样的初审；

3、业务代表/部门对所领用样品及所造成的后果负责；

4、销售管理部负责样品发样的日常管理工作

5、储运部负责样品的灌注和发送

四、管理要求

1、凡是要求领用样品的人员/部门，必须向销售管理部申领并填写《样品需求单》。

2、必须注明所需样品的单位名称、接收部门、接收人等。

3、写明所需样品的型号、数量、填单人的签名（如遇业务代表或工程师出差在外，应由销售内勤填单，并代签名）、日期等。

4、自带样品也需填写。

5、对于新建业务的单位，需提供该客户的详细资料。

（1）基本资料：单位名称、地址、邮政编码、电话、传真、电子信箱、联系人、部门、职务等；

（2）客户介绍：公司简介、主营业务、品牌产品、销售规模、发展方向等；

（3）产品分析：客户目前香精的使用情况、新产品开发的动向、该样品对于客户的前景预期等；

（4）其他：如客户的配合程度、需求的紧迫性、客情关系描述等。

6、新产品发样

（1）第一次发放样必须凭总工程师签发的产品开发单，由销管部登记（开发人、产品型号、品质、发样日期）后，才可发样。

（2）需限制发样的新产品，凭总经理签字的书面工作联系单办理。

7、审批

（1）样品净含量需要30g/瓶装或需要一个样品灌装100g（不含100g）以上者，需报经销售总监批准。

（2）新产品需要发样品，先填写新样品发样单，报区域经理初审，报销售总监批准。

8、灌注和发送

（1）储运部样品间工作人员负责样品的灌注

（一个工作日完成，如需延长时间，向销管部申请确认），并协助发样。

（2）根据《样品需求单》灌样，并注重查看产品批号和品质。样品品质须符合质量要求，标签打印准确、粘贴整齐。

（3）协助销售管理部做好样品的发放工作（随货或快寄）。并将样品清单放入样品箱内。

（4）天天将当日所灌装的样品分单位输入电脑，供销售管理部进行统计、分析。

9、日常管理

（1）新产品、100g以上的大样以及客户试验性样品，原领用样品的人员（部门）须每周反馈一次信息给销售管理部，直至得到客户使用结果为止。

（2）样品间工作人员要保持样桶整齐、存放有序

（3）任何人不得私自进入样品灌装间灌取样品或打印样品标签。

（4）领用样品的人员（部门）未能按照上述规定执行的，储运部样品间及销售管理部有权拒绝灌样和发样。

（5）已进入公司淘汰产品目录的产品，一律不得发样，样品间工作人员应及时将样桶从货架上清离。

（6）样品重新生产，由车间领用人员登记签字。返还样品间做样品用时，须进行录入登记。

（7）样品间工作人员如发现样品质量变异，可先提请检验室检验，如确定变异，则须填写报损表，报生产副总审批。