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"碰头会也称临时小会,是做短时间总结或即时问题交流与通报的小范围召集会议。
1.拟定碰头会会议名单,一般是业主代表、监理、设代、施工方项目经理或副经理或总工。如你所述情况就是总包单位现场一把手或者二把手,分包单位的头。
2.确定通报内容,一般是现场具体问题,将议题或通报内容梳理成几点,有主有次。
3.会议地点和时间上的选择,既然是碰头会,就是临时抓人,围绕业主代表或者总包代表为核心,他们可以随机选定地点,就是现场站着说也可以,当然想正式说就回会议室。时间上可随意,碰头会本身就区别于正式会议或紧急会议。会议时长不宜太长,说清楚问题,下属有答应就可以了。
4.碰头会的会议记录,一般都要做笔记,但由于地点、时间、碰头内容均不属于紧急或正式,其会议纪要的效力也较低,甚至可以被推翻。
5.会议步骤,①点名,先看人到齐没,没到齐不可能再次传达;另外可以借碰头会的到会看出下属各单位的反应速度和精神状态。②抓住重点,直接阐述。③即将结束时需要取得下属或协同单位的态度和意见,这也是碰头会的核心议题。说了没效果或没反应,这会开的就不成功。
6.当然,每位领导的开会风格是与他的管理风格有着贯穿性质的。不过尽量还是长话短说。如果感觉问题没有得到有效解决或下属单位态度不端正,就立即召开正式会议加以强调。"
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