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首先,办公用品是指用于员工个人或公用办公的一次性正常消耗物品。
其次,办公用品统一由总裁办公室派资产管理员进行管理。资产管理员负责办公用品的计划、购买、发放。具体管理办法可参考以下规定:
1、公司员工申请办公用品,须到资产管理员处填写“办公用品管理表”,在表上要注明种类及数量。员工每人申领办公用品的限额为每名员工每季不超过100 元,如员工申领的办公用品的价值超过此规定,资产管理员可拒绝发放。如确因工作需要,员工可提出书面申请,经部门经理审核后,报主管总裁批准。
2、新入司员工可一次性发放以下办公用品:签字笔两支、笔记本两本、文件夹三个、订书器、涂改液、笔筒各一个、订书钉、曲别针、大头针各一盒。以上用品不计入员工申领额度。
3、非个人用办公用品,如打印纸、墨盒等,由总裁办公室前台负责领取。其他部门的非个人用办公用品,由部门经理负责领取。
4、资产管理员须认真填写办公用品出库登记表,并严格按照规定的额度发放。
办公用品的采购:资产管理员负责办公用品的采购,采购时要至少比对三家供货商的价格。供货商须由总裁办公室主任签字确认。办公用品采购完成后,要填写“办公用品管理表”。
总裁办公室每半年进行一次办公用品检查,检查内容包括入库登记表与出库登记表是否相符、办公用品的购买价格是否合理、办公用品的发放是否符合规定等。
购买办公用品的费用,由资产管理员负责申请,总裁办公室主任审核,公司主管行政的副总裁批准。
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