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应认真撰写

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，有3点注意事项：其一，主题要明确；其二，语言要通畅；其三，内容要简洁。

应当避免滥用

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。若无必要，轻易不要向他人乱发电子信件，尤其是不要与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。

应当注意编码

编码的问题，是每一位电子邮件的使用者必须注意的。办公人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的电子邮件。

应当慎选功能

现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择，这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能办公人士是必须慎用的，因为对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感，还有，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能，因此慎选功能是必要的。

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