企业档案管理制度的制定

[如何制定企业制度]通过条理清楚、协调性强的制度可以有效地保护你自己和你的公司。所以，在建立公司的规章制度时要遵循一定的规则。 □ 制度与实施程序的区别出于保护雇员和雇主利益的制度需...+阅读

企业档案管理制度的制定

公司档案管理制度

一、文书档案归档制度1. 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。2. 各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。4. 下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。5. 凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要的档案员有权退回原部门重新书写。6. 重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。7. 机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制1. 认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2. 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要。3. 负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。4. 负责档案库房各项制度的落实。5. 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。4. 严格执行各项档案管理制度。5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位说明信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他解释权归公司行政人事部。

如何做好档案保密管理工作

一、加强对档案重点部位的安全保密管理1.真正做到“保守机密慎之又慎”，档案库房是档案保密工作中的重中之重。档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。

另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

在我国现在的机关档案管理制度是

立卷归档制度根据《档案法》和市档案局关于档案立卷归档的要，为及时、正确地做好本局各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定：

一、档案归档范围：1.本机关的文件材料①本机关颁发的（包括联发及与其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿；②本机关召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议及本机关领导在各种重要会议上的讲话稿；③本机关党组会议、办公会议记录；④本机关各项人事材料；⑤本机关产生的各种年报；⑥本机关接待重要来宾重形成的文件、声、像等材料；⑦永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。2.上级机关的文件材料上级党、政领导机关对本机关的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。

二、档案归档时间：1.本机关各部门应在次年第一个月按要把本部门上年应归的文件材料，进行清退。然后，由档案人员按照文件的内容和性质，进行整理、分类、立卷、归档，向档案室移交。2.机关文书档案应在第二年的六月底以前整理立卷结束，然后归档。

三、立卷归档要：本机关领导和各部门文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导的签发的底稿、批示等材料（本机关发文、联合发文各一式两份），以及归档范围内其它性质的归档材料，收集齐全，及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件，整理一份送档案室归档，个人不得保存。档案库房管理制度

一、库房必须保持清洁、门窗坚固，并设有防光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施。

二、库房内不准存放易燃易爆物品、堆积其它杂物，进入库房不准吸烟。

三、非库房管理人员严禁入内，禁止擅自进入库房翻阅档案资料。

四、做好库房的温湿度记录，及时采取措施控制和调节温湿度。常年库房温度保持在120C—240C之内；相对湿度在45%—60%之间。

五、经常检查库房，发现问题及时解决，并作好记录。档案保密制度根据国家《保密法》的有关规定，为维护档案、资料的完整与安全，特作如下规定：

一、档案工作人员必须严格执行保密职责，严守保密制度，保守党和国家机密，并定期进行保密制度的学习，加强对档案的保密管理。

二、凡需查阅档案材料者，均应严格履行登记手续，并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档，不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。

三、需要复印密件档案材料，应严格按照本机关规定的有关文件精神执行。

四、密件档案材料的销毁，要造具清册上报审批，到指定地点销毁，并有两人监销。

五、发现失密、泄密现象，要及时上报并采取补救措施。档案保管制度为了进一步加强档案的保管，确保档案材料的完整和安全，利用现有库房保护设施有效地延长档案寿命，特作如下规定：

一、机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜，以及其它配套设施，并明确专人负责管理。

二、档案库房是本机关的机要部位，非本室人员未经许可不得进入库房，亦不得在内办公、会客。

三、定期检查档案，做到卷目相符，发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施。

三、档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生，通风良好。温度保持在120C—240C左右，相对湿度在45%-60%左右，并做好温湿度记录。

四、库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材，使之保持完好状态。

五、根据现有库房设备条件，切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。

六、离库时必须关好橱、柜以及门、窗，切断电源。档案查（借）阅制度为了积极开展档案的利用工作，更好地为本机关各项工作提供服务，特作如下规定：

一、凡查阅本机关党组会议、办公会议记录以及其它重要档案，须经分管领导批准，以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。

二、凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料，必须由组织出面查阅。

三、本机关工作人员因工作需要查阅档案，要填写《档案查询单》，须经办公室领导批准，并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案，须经分管领导批准。

四、查阅档案须经办公室领导批准，并不得离开阅档室，不得擅自将档案带出机关。查（借）阅档案时，必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。

五、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查（借）阅管理制度与保管制度，对所查（借）阅的档案负有督促检查责任，发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。档案利用制度

一、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案，如需查阅其他部门的业务档案，须经档案室负责人同意，方能查阅。

二、查阅档案，必须讲明利用目的，办理登记手续，方能阅档。

三、外单位人员查阅本局档案，须持单位说明信，办理查阅手续，方可查阅。本机关档案一律不外借。

四、查档者只限在阅档室内阅览。如有特殊情况，酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归回，必须办理续借手续。

五、查阅有密级的档案，需经分管领导同意后方可阅档。

六、...

档案管理体制如何写？

档案管理制度

1、各种档案按组卷要，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度

1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

2、及时、准确地登记档案的移交和接收，作到帐表相符。

3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

5、有专人负责档案统计工作，按要填报档案统计报表，并做到迅速、真实、准确无误。档案安全保密制度 1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有说明信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。