商务英语写作过程与基本要求

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准备深思熟虑准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：1.作者的角色一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。2.读者的角色读者信息包括：-身份(决定语气)-专业水平(决定用词)-人数-主次3.预期的目的效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题;文字应简洁明了。

起稿条理分明在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：1.确定篇幅一般分为开头、主体、结尾三部分。读者视角：迅速捕捉头尾信息。2.组织布局商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。由近至远，由浅至深，由轻至重。3.区分类别在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。ⅰ记叙与非记叙ⅱ互动性与单向性ⅲ抽象信息与具体信息ⅳ客观描述与主观判断定稿精雕细琢定稿的标准尺度：布局合理，层次分明信息合理，内容完整语气恰当，适合读者语句连贯，一气呵成句型丰富，短句为主措辞到位，表达准确商务写作的基本要求：在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(pleteness)、和礼貌(Courtesy)，也叫做商务写作的6C原则。

第一条原则：准确(correctness)从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：阅读人能理解、接受的英语水平；使用精确措词，传达准确信息；正确地使用语法和标点符号；拼写正确。(1)恰当的语言风格我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词：FormalInformalapproximatelyinquireascertainobtainassistparticipateconstructpurchasecontributesufficientdifficultutilizeAboutAskfind outreceivehelpsharebuildbuygiveenoughharduse(2)准确的措词和信息商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。

商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。(3)正确的语法和标点符号常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。常见的语法错误一般出现在以下几个方面：①主谓之间的一致关系②代词与先行词之间的一致关系③悬垂句④修饰语与被修饰语之间的一致关系⑤状语的位置(4)正确的拼写第二条原则：清楚(Clarity)写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。

(1)逻辑布局(Logical anization)常用的逻辑布局方法包括：①因果关系(Cause Effect)②时间顺序(Chronological Development)③序列顺序(Sequential Development)④比较(parison)⑤一般到特殊(From General to Specific)⑥特殊到一般(From Specific to General)(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences Paragraphs)在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。

请看例句：Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。

而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。(4)强调(Emphasis)在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。