筹办会议需要准备什么

[举办行业会议的一系列流程是什么？需要进行哪些准备工作]会议前的各项准备工作区域：[阳朔镇] 类别：[ 会议服务] 信息ID号：[3277] 人气：[370] 发布于： 2007-1-26 （有效期还有3291天） -------------------------------------------------...+阅读

筹办会议需要准备什么？会议活动管理有哪些内容

开会无小事，小事不开会呀。从筹备到进行，需要时间管理，沟通协调能力，项目管理能力等，每一处都是修炼，每一项都是能力的锤炼。

核心关键不外乎：

1、会议组织；

2、日程安排；

3、会议进行；

4、后续工作；

会议准备

A. 必要性：每个人的时间都是极为宝贵的，每一场会议都会花费组织者和参会人士宝贵的时间。所以，会前一定要确认这会是不是一定要开？如果可以私下沟通的问题，私下解决；如果可以其他方式达成目的的，这会也不用开。

B. 人：确认了会必须要开之后，开始确认会议的主办方，参加会议的人员。并且明确哪些是关键人员，哪些是必须参会的人员，哪些是欢迎参加的人员。大型会议，还需要进行人员再次确认，确保会议顺利进行。

C. 时间：何时举办会议？时间什么时候比较方便与会人员参会？会议的时长要多久？如何安排这些时间，需要有提前的规划。

D.地点：在哪里举行会议？提前预定酒店，宾馆，或者会议室。会场需要如何布置，会议地点附近是否交通方便等。

日程安排

提前做好功课后，就要开始拟定会议日程了。

A. 凡是会议，既然必要，必有话题。那么到底要讨论哪些议题？需要讨论，确认下来。并且如果是演讲话题，也要和演讲人确认话题；

B. 时间分配：话题确认了，那么如何去分配时间呢？各个话题需要分配相应的时间；

C. 会议流程排序：话题和所需的时间确定了，那么就要根据重要性等原则协调话题流程排序，让与会人员得到最大的收获。

D. 后续安排：日程安排确认后，提前安排日程印发。并与参会人员确认参加，尤其是核心人员等。

会议进行

A. 人员安排：提前安排好计时（准时开始，准时结束，各环节的时间控制），会议记录，会议活动协调人员等；

B. 主持会议：按照既定日程进行会议，并且进行恰当的引导；

C. 突发状况应对：话题演讲人，突发状况，如何去应对；话题讨论十分热烈，然而大大偏题，及时引导回来；突然的新话题，如何面对和引导等等。都要提前准备，做好Plan B.

D. 控场和协调：尽可能的让会议按照既定方案发展，并且协调各方人员达成和谐的气氛。

后续工作

A. 纪要发放：凡是会议，必要有纪要，不然如同白开。所以，认真做好会议纪要，及时发放。可以根据不同的要求，进行官方版或者简要版的发放。

B. 落实到人：会议上的后续工作，落实到人；会上还没有讨论清楚的话题，争取下次可以有人负责此类话题等；

C. 复盘总结：从开始准备到整体结束，要及时的总结复盘。每一次的参与，都是一次经历，复盘反思不断总结，才能更好的提高。

工程项目的控制主要体现在哪些方面

工程项目的控制主要体现在目标的提出和检查、目标的分解、合同的签订和执行、各种指标、定额和各种标准、规程、规范的贯彻执行，以及实施中的反馈和决策来实现的。

1、合同管理：通过与承包人或供应商签订合同的形式，将工程项目的任务和目标分解后，由承包人或供应商严格按合同要求的有关条款为工程项目的部分任务和目标服务，合同的有关条款就是一种控制和约束手段，同时也是体现合同双方利益的依据。

2、招投标管理：招投标工作是通过公开招标或邀请招标或在特定范围内议标的形式，将工程项目的任务分解后，给予资质符合要求并能承诺各项指标的承包公司承揽，或将机电设备和主要材料分类后给予符合技术要求、价格合理、售后服务好的供应商负责供应。招投标管理工作实际是目标分解的过程，也是合同管理环节前的必要的一种手段和准备工作。招投标管理工作认真与否，将直接影响到机电设备及主要材料的供货质量、供货时间、建筑安装工程的施工质量、工期和工程造价等指标的实现。

3、工程技术管理，是工程项目能否全面地实现各项目标的非常关键的工作，它主要包括下列内容： 1）技术准备阶段：如设计任务的委托，施工图纸的审查、设计交底、编制和审批施工组织设计及重大技术问题的技术交底等。 2）工程项目实施阶段：如处理和办理工程变更、洽商，技术方案和措施（包括季节性施工的技术措施）的审定，材料及半成品的技术检验，技术问题的处理，规范、规程和工艺标准的贯彻实施等。 3）技术开发活动：如科学研究，技术改造，技术革新，新技术、新材料、新工艺的推广使用及技术培训等。 4）其它方面的技术工作：如技术装备，技术文件、资料档案的收集整理归档，技术责任制的落实等。所有这些工作的认真开展都将有助于不断提高技术管理人员的技术管理水平，有助于工程项目按正常规律形成，保证工程项目施工秩序，可充分发挥工程管理中人员、材料、设备的潜力，确保工程项目各项技术指标的实现。

4、施工质量管理，是工程项目的最终质量能否满足预定质量目标的重要工作，它主要包括下列工作： 1）对有关单位的资质审查，包括对设计单位、监理单位和施工单位的资质审查，施工队伍的素质以及质量保证体系的认定，机电设备和主要建筑材料供应商的资质审查等。 2）质量检查，包括施工过程中的施工质量及安装质量的检查，是否按工艺标准、操作规程和规范施工，是否按设计图纸要求或洽商变更要求施工，工序衔接是否合理，是否会有隐患，进场原材料、成品、半成品、机电设备等的质量检查等。通过质量检查，符合要求的可进行下道工序，不符合要求的限期纠正。 3）进行工程质量的评定，按建设工种质量检验评定标准的要求进行分项工程、分部工程和最终单位工程的质量评定，评出质量等级，发现主要存在的质量问题，采取相应的整改措施使工程质量满足使用功能的要求。 4）建立质量管理制度，如原材料、成品、半成品、预制品的检查制度，隐蔽工程验收制度，班组自检和交接检制度，按质量管理层次实行分级验收制度，第三方认证制度以及质量事故处理办法等。

5、工程项目的成本管理，是工程项目实施过程中对所发生的成本费用支出有组织有系统地进行预测、计划、控制、核算、考核、分析等一系列的科学管理工作，其主要工作内容如下： 1）成本目标的分解，落实成本目标的控制者，明确工程项目的管理者对项目成本的职能分工。 2）编制成本控制计划，以施工预算和项目预算成本同实际成本进行比较分析，使实际成本控制在预算成本之内。 3）采取技术措施控制项目成本，主要从确定最佳施工方案、采取能降低成本的技术措施、提高交付使用率等方面着手进行。 4）实行计划与资金的动态管理，随时了解和掌握实际成本和计划之间的动态关系，适时的调整计划调整决策，使资金使用更加合理。 5）认真审核组成工程成本的每一笔款项的支付，审核其内容是否为支付范围、数额是否计算正确、是否留有余地，支付时间是否合适、支付对象是否为合同当事方等。 6）尽量减少索赔事项的发生，要求尽量减少指挥和决策的失误，将设计图中的问题提前发现并在施工前解决，平时多积累相关的原始资料，如往来文件、指令、施工日志、记录、气象资料、质量隐患记录、整改通知、人员配备和组织情况、政府的有关文件和法规等，所有这些都可作为索赔事件一旦发生时的依据。 7）合理组织施工、提高施工质量、加快工期、减少质量事故的发生、减少返工和安全生产、文明施工等均可从另一个侧面相对的降低项目成本。以上是我对于这个问题的解答，希望能够帮到大家。