如何应对新时期机关档案工作的新形势新任务

[如何应对畜牧业发展出现的新形势新问题]（张作仁）畜牧业历来是农村经济的重要组成部分，也是一个国家农业发达程度的重要标志。畜牧业具有土地依赖性低、劳动密集度高、投资少、见效快等特点，适合广大农村千家万户发展，在...+阅读

如何应对新时期机关档案工作的新形势新任务

作为一种知识管理，档案管理在社会发展中表现出来的重要性越来越明显。面对社会新形势的发展、新时期档案工作的需要，如何将档案管理工作做好，促进档案事业与经济社会协调发展，使档案管理工作更加规范化、标准化、制度化，并以此来指导档案管理工作，应从以下几个方面抓起。 1 电子文件档案的出现和发展计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新工作方式与生活方式。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。

由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄露或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临亟待解决的重要课题。电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。 2 档案是社会文明进步的重要标志从历史的角度看，档案是历史的记录，通过档案可以摸清历史脉络，了解重要史实，从历史的发展和演变中总结经验，吸取教训，探索历史发展规律。

从现实的角度看，档案是当今社会发展的真实写照，它记录了党和国家在经济建设、社会建设等方面的路线、方针、政策，让老百姓有广泛的知情权、参与权；档案是人类智慧的源泉，是社会文明的思想宝库，是科学研究不可缺少的第一手资料，借助珍贵的档案资料研究和解决实际问题，可以减少人力、物力和财力的浪费，不断提高工作效率。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。

档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需。与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。 3 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要，也是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件归档部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。

三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，...

怎样简要写单位档案工作情况例子

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依法治档。

加强档案管理，要严格遵守落实《档案法》。档案员要学习政治，熟悉法规，精通业务，履行职责。

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科学治档。

明确范围。此处的范围可以理解为制度适用场景的范围，也可理解为档案资料具体所指。行政、财务、业务分属的各类协议、合同→会议纪要→内外部收发文→工作总结汇报文书→法律专属文书→音像记录资料及制品→证照→社会获奖凭证→特殊文件资料→机密性资料→行业及业务培训教育。

备注：财务信息、涉密信息的档案资料要单独区分管理。

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制度治档。

建立健全各项规章制度。制度结构为：目的→范围→保管制度→借阅制度

以制度制定初衷→目的实效性→工作程序→明确权属之间调整相互关系。

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建立健全各种制度。

保管制度：档案资料存放规定→存放安全环境→台账登记备案（所属部门及行政部门双重备案）→属性分类于检索→相互应证性→宏观总结规律→定期整理与销毁→销毁程序→安全防范→移交对接。

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借阅制度。

原则性规定→禁止项→借阅程序→明确权责→借阅时间→借阅者规定→特殊情况处置。

备注：在制定时，原则上维护单位档案资料的保全，明确相关权责并便于开展工作，能够进行追责。

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不断完善。

重点是保管方式：除了纸质档案管理外，还要加强电子档案管理，重点是文件夹里面套着文件夹，新建的方法是很多的。档案文件夹要做到三对应：一是与近年来档案法律法规对应；二是与上面档案考核标准对应；三是与纸质档案与实际分类各项指标对应。档案员可在电脑桌面或E盘新建1个总文件夹，在总文件夹下内部再建几个或者十几个大文件夹，大文件夹内部根据需要建中文件夹，中文件下面再建几十个或更多小文件夹，每次在文件夹下面建子文件夹时，就是在双击原文件夹，打开原文件夹后在【空白处】右击，横移【新建】-再点击【文件夹】，即新建出了相应的子文件夹。

在我国现在的机关档案管理制度是

立卷归档制度根据《档案法》和市档案局关于档案立卷归档的要，为及时、正确地做好本局各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定：

一、档案归档范围：1.本机关的文件材料①本机关颁发的（包括联发及与其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿；②本机关召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议及本机关领导在各种重要会议上的讲话稿；③本机关党组会议、办公会议记录；④本机关各项人事材料；⑤本机关产生的各种年报；⑥本机关接待重要来宾重形成的文件、声、像等材料；⑦永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。2.上级机关的文件材料上级党、政领导机关对本机关的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。

二、档案归档时间：1.本机关各部门应在次年第一个月按要把本部门上年应归的文件材料，进行清退。然后，由档案人员按照文件的内容和性质，进行整理、分类、立卷、归档，向档案室移交。2.机关文书档案应在第二年的六月底以前整理立卷结束，然后归档。

三、立卷归档要：本机关领导和各部门文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导的签发的底稿、批示等材料（本机关发文、联合发文各一式两份），以及归档范围内其它性质的归档材料，收集齐全，及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件，整理一份送档案室归档，个人不得保存。档案库房管理制度

一、库房必须保持清洁、门窗坚固，并设有防光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施。

二、库房内不准存放易燃易爆物品、堆积其它杂物，进入库房不准吸烟。

三、非库房管理人员严禁入内，禁止擅自进入库房翻阅档案资料。

四、做好库房的温湿度记录，及时采取措施控制和调节温湿度。常年库房温度保持在120C—240C之内；相对湿度在45%—60%之间。

五、经常检查库房，发现问题及时解决，并作好记录。档案保密制度根据国家《保密法》的有关规定，为维护档案、资料的完整与安全，特作如下规定：

一、档案工作人员必须严格执行保密职责，严守保密制度，保守党和国家机密，并定期进行保密制度的学习，加强对档案的保密管理。

二、凡需查阅档案材料者，均应严格履行登记手续，并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档，不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。

三、需要复印密件档案材料，应严格按照本机关规定的有关文件精神执行。

四、密件档案材料的销毁，要造具清册上报审批，到指定地点销毁，并有两人监销。

五、发现失密、泄密现象，要及时上报并采取补救措施。档案保管制度为了进一步加强档案的保管，确保档案材料的完整和安全，利用现有库房保护设施有效地延长档案寿命，特作如下规定：

一、机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜，以及其它配套设施，并明确专人负责管理。

二、档案库房是本机关的机要部位，非本室人员未经许可不得进入库房，亦不得在内办公、会客。

三、定期检查档案，做到卷目相符，发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施。

三、档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生，通风良好。温度保持在120C—240C左右，相对湿度在45%-60%左右，并做好温湿度记录。

四、库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材，使之保持完好状态。

五、根据现有库房设备条件，切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。

六、离库时必须关好橱、柜以及门、窗，切断电源。档案查（借）阅制度为了积极开展档案的利用工作，更好地为本机关各项工作提供服务，特作如下规定：

一、凡查阅本机关党组会议、办公会议记录以及其它重要档案，须经分管领导批准，以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。

二、凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料，必须由组织出面查阅。

三、本机关工作人员因工作需要查阅档案，要填写《档案查询单》，须经办公室领导批准，并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案，须经分管领导批准。

四、查阅档案须经办公室领导批准，并不得离开阅档室，不得擅自将档案带出机关。查（借）阅档案时，必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。

五、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查（借）阅管理制度与保管制度，对所查（借）阅的档案负有督促检查责任，发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。档案利用制度

一、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案，如需查阅其他部门的业务档案，须经档案室负责人同意，方能查阅。

二、查阅档案，必须讲明利用目的，办理登记手续，方能阅档。

三、外单位人员查阅本局档案，须持单位说明信，办理查阅手续，方可查阅。本机关档案一律不外借。

四、查档者只限在阅档室内阅览。如有特殊情况，酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归回，必须办理续借手续。

五、查阅有密级的档案，需经分管领导同意后方可阅档。

六、...

档案员工作总结

今年，我在收集、整理、立卷归档历史积累档案信息资料的基础上，认真总结经验，继续改进方式方法加大力度，并采取具体措施帮助教务处、等部门，彻底完成往年档案信息资料归档工作。指导各部门、单位明确自己大事记记录范围，归档内容和时间以及工作程序。指导协助他们建立二级档案立卷、归档项目、内容等。进一步规范大型设备仪器档案收集、归档程序。接受入档了全校教职工的工资调整档案资料和年度职称档案资料，整理了近年新进人员的人事档案，努力扩大利用服务范围，发挥档案信息资料的最大效能。为提供“评估”支撑材料和展览素材我们配合党委宣传部到省档案局调查，深入学校各部门、单位收集所需的资料。2007年档案室共提供借阅档案2000多卷件次，复印1000多卷页，完成接收文书档案1300多卷、2194件，财务档案2220卷，完成归档检索150 卷件。

我们进一步端正服务观念，树立服务意识，认真钻研档案业务知识，努力提高自身素质。1、本职工作：在200x年，全面完成了200x年度文件材料的归档工作。年初，依据我镇机关各部门的实际情况，制定了《机关档案材料收集情况表》，并在收集的过程中，严格按要检查文件材料，对于材料所缺的部门进行再次催收，最后均经各部门领导签名确认。通过整理、归档，200x年度共组文书卷**卷，照片档案**张，实物档案**份，会计档案**卷。同时，按区档案局的要，对于****年永久、长期档案进行进馆工作，共进馆永久卷**卷，长期卷**卷。根据区撤村撤队建社区工作的要，还在200x年年底前，收集、整理了土地退包承诺书**份，土地权证书**本，圆满完成了档案局对我镇200x年度档案工作的要。

在全区年度档案考核中，以优异的成绩，连续二年名列全区前茅。