档案信息化建设的基本对策

[企业信息化建设的概况]企业通过专设信息机构、信息主管，配备适应现代企业管理运营要求的自动化、智能化、高技术硬件、软件、设备、设施，建立包括网络、数据库和各类信息管理系统在内的工作平台，提高...+阅读

档案信息化建设的基本对策

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需者。

一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

如何才能实现企业档案系统信息化

从系统原理、控制原理的角度来说，企业档案信息化系统应包括以下环节。

一、企业档案信息化管理系统的目标

档案信息是企业原生信息源，随着经济发展其重要性正日益凸现出来；而计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用，使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务，是企业档案信息化系统的最终目标。

二、全面系统采集有效信息是保证系统目标实现的前提

为实现企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系，形成涵盖企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统。在信息采集方面，该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集。档案工作人员应根据完整性、准确性、适应性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选，将其中应作为档案永久保存的部分，交由档案信息化系统自动批量地提取档案著录项，标引出分类号和主题词，并将文件保存在相应的档案信息数据库中，至此一份电子档案正式形成。

三、准确加工处理信息是保证系统目标实现的基础未经加工处理的档案信息，要么偶尔发挥极其有限的作用，要么终年沉睡在档案数据库中不为人知，在真正意义上实现档案信息化建设为企业经济利益最大化服务的功能更是无从谈起。因此，只有从企业档案信息化工作的完整意义出发，针对一定题目，对分散无序的信息进行加工，使之有序化系统化，才能实现系统的最终目标。

这里所说的分散无序的信息是相对而言的。虽然对系统自动采集的信息进行鉴别以决定是否可以作为档案永久保存时，已依据信息的完整性、准确性、适用性进行了筛选；但这种筛选是针对单个的、具体业务活动而言的；而针对档案数据库整体内容考察，就会发现很多信息在内容或结构上还处于无序状态，给信息有效利用带来诸多不便。也就要档案人员对信息进行进一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和传递速度，为企业经济技术决策提供可靠的依据。

四、多形式输出档案信息是保证系统目标实现的关键

在企业档案信息化系统中，全面系统采集有效信息，并对其进行必要加工，主要是为实现信息的有序化存贮；换而言之，是为实现系统目标做好准备工作。至于系统目标的实现关键还在于：以何种方式不失真不滞留地将档案信息输出给广大用户。

1、开展广泛的档案信息网上借阅服务

现代信息技术的应用，可以方便快捷地满足利用者对档案信息的需。以研究院档案管理工作为例，档案部门可在局域网上设立档案信息网站，并建立用户界面友好的查询系统，完成档案的查阅。对于外部用户，可引导其浏览本站点信息，并为用户方便地索取档案信息提供技术保证，以期扩大企业社会的影响和提高企业知名度。对于内部用户，根据用户权限，以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和广大科技人员提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，满足各部门日常工作自动化过程对信息的需，为各部门的信息开发利用工作提供基础条件，充分实现档案信息共享，并对整个企业的信息化工作起到支撑作用。

经过系统内部对信息的准确加工和处理，档案部门根据借阅者权限在网上为其提供实时借阅服务，应是十分准确和快捷的。通过用户全方位、大面积、频繁地对档案的查阅，一是活跃了整个档案工作；二是档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用，促进了企业生产经营活动、科学研究活动、基本建设活动的发展；三是通过用户与档案信息的频繁接触，企业领导和广大职工的档案意识会不断增强，档案信息化工作的发展可得到更为广泛的支持。

档案信息化建设需要注意哪些方面的问题

档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

1、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，... 档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。