如何开一个有效的会议

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开会，首先必须得了解会议的意义、目的，为什么开会，这是现代社会的会议一大弊病。会议首先是一个集思广益的渠道，是显示一个组织或一个部门的存在，是一种群体沟通的方式。真正了解开会的意义，那么目的就不是那么的难以理解。通过开会，可以开展有效的沟通，传达咨询，监督员工、协调矛盾，达成协议与解决问题，资源共享，开发创意，激励士气，巩固主管地位。通过理解了开会的意义与目的，那么，会议就有了一个很好的方向。其次，知道会议的种类以及频率可以准确的判断在何种情况下需要一个什么样的会议，从而达到会议的最终目的。通过在思想层面对会议有确切的认识，形成一个具体的会议体系，高效的会议就已经到达的一半的效果。

常常听到一句话，细节决定成败。一个小小的错误或许就会让一切崩溃，一切准备都被毁去。一个高效的会议，不只是简简单单了解其背后的主旨就能完事，会议前的准备，会议中的灵机应变，会议后的完美结尾，都是会议效率中不可缺少的关键因素。首先，会议前的准备，主要是确定是否要开会、准备工作的作用、准备工作核对单、主持人的准备工作。通过准备工作，可以选择最恰当的选择方式，并且使参会者能对讨论有清楚的方向可循，可以清楚的告知参会者应有何种行为表现，从而节省时间与减少冲突。而准备工作核对单是准备工作的具体形式，它能更好的使参会者了解会议的各种方面的信息，是必不可少的。会议的主持人其实是贯穿会议的整个流程的，是会议中最关键的因素。主持人在会议前可以通过设定沟通目标，制定行动计划，预备可能的争执，并且进行SWOT分析，这些准备工作的完成，就能使主持人在会议的开始时有一个完美的开始。其次，在会议的进行中，很多人都遇到过各种各样的突发情况，这不只是需要在会议的准备工作中多下心思，更要学会在会议中灵机应变，能够很好的解决会议中出现的突发事件，避免不必要的尴尬状况。而这一切就需要主持人能够发挥其作用。主持人必须学会倾听，并且掌握实际的说话技巧。可以通过点头且微笑，眼神的接触，发出倾听的声音，身体向前倾，重复和总结，必要时做做记录。这些具体化的技巧能够体现反映一个会议的层次性，使会议具有良好的氛围。而突发的情况中，可以用话语或非语言的暗示，也能事先提醒关于会议的程序和时间限制或重申会议规范，反问法，以及点名发言、重复问题和突出他的贡献，并且用总结的方式结束。上述都是可以在特殊的情况下会议中的具体解决方式，主持人确切地应用这些解决技巧来应对会议中各种类型的发言者，使会议回到正确的轨道，从而使会议的高效够体现出来。最后，会议的完美结束，会后跟进是每一个会议参加成员必须的工作，必须做到作参为者的会后跟进，作为主持人的会后跟进，自我评定，怎样提高下次会议的质量和关习惯。参会者要做的跟进是在拿到会议记录以后要细读，分析不同参会者的众生相，考虑自己任务的完成方法和会议是一项新任务的开始。主持人在会议结束后的会后跟进工作中要认真请大家填写会议评估表，针对意见作出改进措施，询问和联络缺席的同事，制定跟进计划、负责跟进，如有需要找高层协助，如计划进行顺利、取消消磁会议，会议之后检讨得失。会议的具体流程到此就已经结束，一个高效的会议是每一个会议者都想要的结果。而高效并非是想要就能得到，它需要认真的准备态度和认真的会议精神。

不知大家是否已经了解如何开一个高效会议？如要开一个高效的会议，为提高下次会议的质量，把我就这样来吧。只有必要时才开会，会前要做准备，事先颁发议程，准时开会准时结束，有意识把握会议的方向，注意力集中在政策和行动上，会议记录应阐明最后的结论，会议成功只有用结果衡量，强调实施所有的决定，鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题。概括来说，高效会议的关键就是上述十条，其具体的技巧也是对高效会议具有指导性的。