秘书对办公用品与设备的使用和管理是怎样的

[办公用品作为公司的固定资产应如何管理]首先，办公用品是指用于员工个人或公用办公的一次性正常消耗物品。其次，办公用品统一由总裁办公室派资产管理员进行管理。资产管理员负责办公用品的计划、购买、发放。具体管...+阅读

一、发放办公用品发放办公用品是秘书经常做的一件事务性工作，秘书在发放物品时要做到既能保证供应又要防止浪费。办公设备和耗材出货时，秘书应实时地办好出赁手续，对发放什么物品，发放给谁了，哪些物品还存储在库里等做好记录。

（一）相关知识 1.常用办公用品介绍办公室中的常用办公用品主要有5类：

（1）纸薄类。

纸簿类用品主要有：A4、B5等各种类型的办公用复印纸；带单位抬头的信纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；笔记本；速记本；专用本册（如现金收据本）等。

（2）笔尺类。笔尺类用品主要有：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、尺子、修正液等。

（3）装订类。

装订类用品主要有大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。

（4）归档用品。主要有各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。

（5）办公设备专用易耗品。主要包括打印机色带、墨盒等；复印机用墨盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。这些办公用品，有些是要保证充分供应的，如铅笔、圆珠笔、复印纸等；有些有保质期的产品则不应大量购买，如打印机墨盒等。

秘书人员应该明确办公用品的易耗品的范围、分类和管理方法。 2.办公用品领用申请表办公用品领用申请表应包括领用部门、申请领用物品的名称与数量、领用人签名、主管签名、发放人签名、日期以及备注等内容。这样能使领用人与发放人都心中有数，也可以作为发放物品的原始参照数字。

（二）示例分析销售部的小李来到秘书初萌的办公室，要求领几本复印纸。

初萌给了他一张物品领用申请表，要求他填好后再来领。“不就点儿纸吗！”小李没能领到复印纸，嘟囔着离开了。下午，小李又过来，将物品领用申请表交给了初萌，初萌仔细审核了销售部主管的签字，让小李在“领用人”处签了字，自己在“发放人”处签了字，才把复印纸交给小李。然后将物品领用申请表归档了。点评：初萌的做法是完全正确的，发放办公用品必须要遵循一定的程序，既保证物品供应又要防止浪费。

（三）工作程序秘书发放办公用品的工作程序主要包括3部分： 1.审核物品领用申请表无论何人领取办公用品，都必须填写物品领用申请表，务必要填清楚领用物品的名称与数量。申请表必须要有部栩领导的签字才能生效，秘书必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签字以备查。 2.发放物品依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。

3.更新库存记录，备案清单物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。另外，分发了什么办公用品，发给了谁，秘书都要留一张清单。备案清单包括领用物品的时间、物品名称、数量、领用人姓名等内容，在发放时应要求领用人签字。这样，即使在一两个月甚至更长时间之后，也能清楚地知道谁领走了什么东西，什么时候可能会用完。

（四）注意事项在发放办公用品时，以下事项是必须要注意的：

（1）由专人发放。办公用品不能让员工随意取用，如果秘书不亲自发放，也应由指定的人员负责发放。

（2）发放时间应遵循单位的有关制度规定。

（3）发放物品时，必须依据需要物品的部门事先填写的物品需求单，而且这份需求单要有该部门的领导签字才能生效。

（4）紧急需要物品时必须有相应的程序处理。

（5）制作备案清单，清点核实发放办公用品。

（6）物品的发放要对重要部门实行倾斜政策，要优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对办公用品消耗大的部门也要给予支持。

（五）相关链接办公用品的节约使用在满足工作要求的前提下，要对工作人员进行节约的教育，监视办公用品的使用情况，定期检查，控制办公用品的发放数量，严格办公用品的管理，防止办公用品流失或用于非办公项目。

下面是一些节约使用办公用品的措施：

（1）复印机。申请复印时应填写有细节要求的申请表，并由主管人员签字批准。也可以给各部门发复印卡以限制使用。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，应规定使用的程序，由各个部门独立核算成本。

（2）传真机。指定专人使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。

（3）电脑、打印机、因特网。这类昂贵的资源要限制使用，彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本，对因特网的访问要有监督。