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1.在首行顶格写称谓，后加冒号。为了表示亲切、尊敬，可在称谓前加上“亲爱的”或“尊敬的”等词

2.在第二行开头空两格写问候语。运用礼貌语言，使收信人感到亲切，受到尊敬。长者多问候身体，青年人多问候工作和学习。

3.另起一行空两个写正文，一般一件事一段，注意要分层次叙述清楚，简洁清晰。

4.结尾要根据受信人的身份，写表示祝愿的话，以示礼貌。

5.一般性的祝词“此致”“敬礼”，格式是另起一行空两格写“此致”“敬礼”在下一行顶格写。

6.最后两行靠右写署名（收信人），姓名正下方日期

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