纸质档案数字化处理的基本程序与方法

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纸质档案数字化处理的基本程序与方法

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以说明。创建档案管理分类架构检察院的综合档案管理，分类架构一般为：文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。取卷从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：准确记录所取案卷的物理存放位置。依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。档案定义档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。

3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。关于档案定义的具体操作，前面已详细说明，这里不再重复。拆卷拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。拆卷的注意事项：保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。保持案卷的清洁。拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。取掉案卷中的金属物。将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。为了方便扫描及时与扫描人员沟通。注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。

录入卷内文件信息一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。扫描对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。

扫描时的注意事项如下：根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

想问一下档案管理需要用到哪些软件及数学知识

其实采用档案管理软件，即可采用一种集中实体及数字化档案管理的解决方案，实现以下两个主要的管理目的：档案的有序化管理：利用系统按照实际情况自定义档案门类，依照符合国家标准的档案管理方法录入对应的档案，并根据要实现数字化管理，录入完成后，对应的档案表格（包括封面、目录、备考表、背脊等）均可套打，完成档案的采集、立卷、整理的有序化管理。档案的规范化应用：会博通提供细粒化的权限管理体系，用户可在系统中查阅档案资料，并提供纯线上、线下以及线上线下结合的借还管理体系，全面记录档案的应用情况，从而不再出现档案资料管理不规范，纸质档案难寻找、易丢失等尴尬问题。会博通综合知识管理系统，可将档案上升到知识管理范畴，照顾到档案从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研、注销等全生命周期的管理，并实现实体与数字化档案的统一管理。

完成了档案的有序化管理后，会博通也提供了如借还申请、借还登记、提醒事项等工作，让档案可以充分发挥它历史借鉴以及促进改善的重要功能。

档案管理系统的档案管理系统软件

“旗帜数字化干部人事档案管理系统”是一套既档案采集、档案管理、档案利用于一体的综合档案管理软件。该系统的应用可实现对档案及档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查阅功能，进一步提高干部信息化管理水平，加强对干部工作的规范化管理，这为今后干部任用、干部提拔等工作带来了极大的方便。

“旗帜数字化干部人事档案管理系统”由三部分组成：档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统。

档案管理系统：实现干部人事档案管理工作中对干部档案、材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能，主要由四大模块组成：业务管理、信息管理、系统维护及管理工具。

档案采集系统：档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能。系统提供了目录整理、档案采集、档案审核、系统维护四大功能，并利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷的档案数字化采集软件。

网上查阅系统：数字化档案查阅系统是以组织系统专网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。并采用多种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。档案流水化采集功能

实现多人多客户端对多本档案同时进行扫描采集功能，并按操作角色进行分工及权限管理。

网上档案阅档功能

实现单位内部或异地对干部档案的查阅要。在查档过程中，系统进行全面的日志记录，对信息传输、用户访问、数据打印等进行了全面的安全设计。

档案业务处理功能

紧密接合组织部门档案管理工作，完成日常档案业务处理功能。主要包括：档案案卷管理、档案材料的管理、档案零散材料收集、档案信息审核、任前档案审核等功能。

基础信息维护

包括单位信息、在职、后备、离退休干部管理、其他人员类别管理、各种样式名册输出等。

查询处理、统计分析

根据不同的需实现对数据库人员信息、档案信息的综合查询及统计分析功能，条件设置灵活，结果以二维表、柱状图、花名册等形式显示。

其它辅助功能

包括数据的发送、接收；数据的备份、恢复；用户管理、日志管理功能以及事务提醒等。

鞋业管理

易度鞋业管理软件的特点1.功能全面的制鞋业ERP管理系统，覆盖企业内部整个管理作业。以BOM（物料清单）为核心的模式管理材料业务，精确管理材料，及时备料、避免材料积压和遗漏采购；精确知道订单状态、生产进度、材料采购、材料分配及领用、成品入库、订单发货等情况，实现任意业务流程的追踪分析；2.系统高度集成，数据高度共享。系统具有很大的开放性和集成性，可与企业现有之自动仓储系统、CAD/CAM系统、成本核算系统、数字化成型流水线和数字化针车流水线进行集成，进而达到数据高度共享。3.个性化的系统设计和个性化的用户接口。易度ERP系统可以根据不同鞋厂的运作进行个性化的定义，不管你的企业是女鞋厂、运动鞋厂、休闲鞋厂、皮鞋厂、内销厂、外销厂，还是其它类型的鞋厂；系统可自行设定，按照你的指示进行运作。4.高度的稳定性和安全性。特定的操作权限，严格规定操作人员可以作业的系统、作业的模块。不断更新的操作日志。基于互联网技术使跨区域企业建立安全互联。5.易度有各高、中、低端的产品线，全部围绕鞋业企业而设计。从事制鞋业信息化管理研究近10年，已有数百家大中型鞋业企业应用，多年鞋企实施经验的咨询顾问负责实施培训，确保系统快速实施上线和最快见效。不存在实施非专业ERP“不适应鞋业特性、不成熟案例少、实施顾问不专业”所带来的风险。易度软件在企业应用效果

1、提高企业管理水平、提高工作效率系统环环相扣、各部门相互控制、职责明确的工作和业务流程，通过系统分配权限和岗位任务，真正做到各负其责，避免人为因素的干扰，规范了管理，提高了管理水平；大量的重复计算由计算机处理，达到信息共享与重复利用，提升工作效率。

2、降低生产成本，增强企业的核心竞争能力切实加强企业对成本源的控制，严格控制材料的采购、库存和使用，实现型号SIZE用量计算订单采购数量、生产领料数量等，有效避免多购、少购、错购现象以及发料的多发、错发等现象，避免企业待料或呆料的出现，加快资金周转，保障生产顺畅进行。

3、变静态粗放管理为动态精细管理。有效解决款式多跟单难，生产易出错问题。鞋业订单多品种、小批量和多批次的特点，在跟单方面更能体现出它的优势。响应客户的速度提高，客户满意度提高。

4、实现工厂作业全方位控制实现计算机生产排程、生产数据分析等，实时动态反映订单备料状况、客户订单和计划在各制程的完成状况、欠数状况以及各部门的生产绩效等，确保生产作业有序进行。实现计算机作业对工厂重要作业流程的控制，堵塞各种漏洞，最大程度地维护公司利益。

5、为企业领导提供辅助决策依据分析决策系统提供灵活直观的查询，为领导决策提供了一定依据，实时掌控工作进度和过程情况，方便进行工作管理和监督。从繁杂的具体事务中解放出来，以从事更深层次的经营管理活动。

6、实现知识管理，奠定企业发展基础建立起高速运转的计算机通讯网络，实现多平台、多操作环境的信息共享机制，克服单一实施造成的信息孤岛；培养和锻炼一批懂技术、会管理的人才；为企业发展成为信息化、数字化的现代化企业奠定了良好的基础。