如何做好档案交接工作

[如何做好采购工作？如何做好采购工作]采购通常是老板最信赖的人所担任的职务，跟会计人员是老板的左右手，因为都直接跟钱有关。。。因此采购首要的要求就是品德及操守！一旦品德操守有瑕疵，瑕疵越大、承担的风险就越大...+阅读

如何做好档案交接工作

档案交接是档案管理中的重要环节，单位负责人要把档案交接工作摆上重要议事日程，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知。（二）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。移交方在正式移交之前要做好五项工作：一是对档案进行全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案及时催还，归还不了的要问明原因，整理好借据；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序；四是按档案移交要编制好移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。接收方在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是要了解或检查档案移交准备工作情况。

只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。（三）认真做好档案监交工作档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，负责档案保管接待人员的交接，要安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章。

（四）加强档案交接中的思想教育工作档案交接工作中出现的问题，不单纯是档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是，近几年来一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。

在招聘网看到档案补录员和档案整理员具体做什么的？？

一，档案管理员职责1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。3，按照《档案库房管理制度》要，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。5，积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

例如学校档案管理员之类的

小企业的档案整理

这是我们公司现在用的，我自己编的。如果觉得有用，就收下吧。

一、目的：

为有效地保护和利用档案，实现任一档案文件可编码、可查询，对档案系统化管理，特制订本规定。

二、适用范围：

公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

三、职责：

总经办为公司所有档案的归口管理部门，由总经办设专职人员负责管理企业各类档案的分类、建档、借阅、更新及原档案的保管工作。

四、档案的分类标识及编码方法

1档案的分类：档案按其所属大类进行区分，统一存放于档案盒内，档案盒命名即为档案所属大类。若同一类档案较多需多个档案盒，可加设序号。示例：外部来文①、②。

2档案的存放：命名后的档案盒存放于档案柜中，并标号。若第1号档案柜内到14号档案盒存满，则第2号档案柜由15号开始编码。同名档案盒标号统一。

3档案的编码：档案编码采用数字型档案分类存放法，编码由档案柜编号、档案盒编号盒盒内文件序号组成。

档案编码示意图：XX—XX—XX

┃ ┃ ┃

┃ ┃ ┗━━━━━盒内文件序号

┃ ┗━━━━━━━━档案盒编号

┗━━━━━━━━━━档案柜编号

4特殊载体档案：特殊载体档案包括证书、照片、录音带、录像片、软盘、光盘、书籍、实物。按载体类别分别编号，即：特殊载体（TZ）• 类别[证书（Z）、照片（P）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）、光盘（G）、书籍（S）、实物（SW）]•顺序号标识。示例：TZ•R•001; TZ•Z•001……。五、档案相关流程

1档案的查询：档案编码与存放位置相结合对档案进行查询。

示例：

档案名档案编码存放位置 ……

关于……的通知 02-04-12 外部来文② ……

…… …… …… ……

即：《关于……的通知》存放于第2号档案柜第4号档案盒外部来文②中的第12号位置。

2档案的借阅：

2.1于档案室当场借阅或公司内使用者，直接填写《档案文件借阅登记表》。

2.2因业务需要需带走档案原件或复印件时，需相应部门主管批准并出具“调卷单”，经总经办主任签字后凭“调卷单”向管档人员调阅，并填写《档案文件借阅登记表》。

2.3档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

3档案的留存：文件保存期限依下列规定办理：�

3.1永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权状及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。

3.2十年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。

3.3五年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。

3.4一年保存：结案后无长期保存必要者。

3.5规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

4档案的销毁：对多余、重复、无保存价值的档案，经档案主管部门确认、相关部门协商后，出具文件销毁请示，由总经理审批、执行。总经办填写《档案文件销毁记录》。

如何去除word档中那些多余的

（一）批量删除Word中回车的方法点击菜单栏中的“编辑”→“替换” ，在“查找内容”里面输入^l， “替换为”里面不输入任何字符，然后点“全部替换” 。点击菜单栏中的“编辑”→“替换” ，在“查找内容”里面输入^l， “替换为”里面输入^p，然后点“全部替换” 就OK了。其实知道了软回车是^l，硬回车是^p，那么我们就可以灵活运用了。

（二）大批量清除WORD文档里多余的空格和空行

（1）清除“Word文档”中多余的空格选择“查找”，出现“查找”对话框，在“查找”内容中输入一个空格，把下方的“突出显示所在该范围找到的项目”选项选上，单击“查找全部”按钮，即可将文中的全部空格选中，单击“关闭”按钮，然后按下键盘上的Delete键即可将全部空格删除了。

（2）快速清除“Word文档”多余空行首先想一下空行的特点，实质是多个“段落标记”连在一起，利用Word的替换功能可以删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“^p^p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“^p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。

在用替换的办法删除空行时要注意两个问题：1.分清文件中用的是手动换行符（“Shift+回车”），还是段落标记。“^p^p”替换成“^p”并不能替换所有的空行。如果文件中用的是手动换行符，那么就要用“^l^l”替换成“^l”（这里用的不是1，而是L字母的小写，也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”，里面有“有手动换行符”），空行才能去除。

有时遇到这种情况，可能是用手动换行符换行的。可能你也用了“^l^l”替换成“^l”的办法，用“全部替换”时依然提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”这又是为什么呢？为了搞清楚到底问题出在哪里，试试在Word文档中分别用手动换行符和回车符制造一些空行，用“^p^p”替换成“^p”和“^l^l”替换成“^l”来验证，结果能顺利完成空行的删除。

为什么自己输入的可以替换，网上下载的却不能呢？难道这里面还有“机关”？2首先，从“编辑”菜单中打开“替换”对话框（打开后暂时不要关闭，后面的操作都要在这里完成）。把光标定位到“查找内容”文本框中，按一下空格键输入一个空格（默认情况下是半角空格），“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”，Word将删除所有的空格。

你可能会说怎么我这还有许多空格呀？别急，如果这样的话，那是因为这个文档中还有另外两种空格：全角空格和制表符空格。对这两种空格，半角空格是不会把它们当一家人的，所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法，按Shift+空格键，切换到全角状态，然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格，“替换为”为空，再按“全部替换”，所有的全角空格也都删除了。

再单击对话框中的“高级”按钮，然后单击“特殊字符”，选择“制表符”，在“查找内容”框中会出现“^t”（当然也可以手工输入），“替换为”为空，再单击“全部替换”，制表符空格也都没了。3.注意空格的存在。无奈之下，只得试用手工删除了。在删除的过程中，会发现它的秘密：原来每个空行的换行符前还有一个空格。空格成了折腾人的“罪魁祸首”！再用“^l^l”（注意两个换行之间有一个空格）替换成“^l”，替换终于有成果了。

单击了几次全部替换，又更改了几次“查找内容”，比如把“^p^l”替换成“^l”。页面中再也没有空行了。看来用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容。使用查找替换的办法查找空段标记（点开高级>>特殊标记），然后替换那一栏不填。

（三）批量删除空行，可用Word自带的替换功能6即可，具体操作如下：

1、在文档编辑状态按Ctrl+H，打开Word的替换对话框，在查找输入框中输入“ ^p^p”（无引号），在替换为对话框中输入“^p”，按“全部替换”即可。

2、跟第一种情况类似，只是在查找输入框中输入的是“^l^l”。这种情况普遍出现在从网页中直接复制文字到WORD的时候，“^l”可以理解为Ctrl+Enter所实现的换行。

（四）去掉表格和格式为了版面的整齐，网页文档都是以表格的形式存在的，只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0，所以我们在网页上看不到表格。另外，网页文档中换行用的都是手动换行符，还有对字体等格式的设置。

如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中，那么它们也都粘贴进来了，这给重新排版带来了很大的麻烦。从“编辑”菜单中单击“全选”，然后单击“剪切”，再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”，确定。这样表格和各种格式都没了，手动换行符也变成了回车符（段落标记）。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”，把文档保存为纯文本文件，再用Word打开，效果和上面的方法完全一样。

如果刚从网页上复制了文字，那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤，...