电子商务之电子邮件的使用

[商务电子邮件礼仪]近年来，在诸种电子通讯手段中跑出来一匹黑马，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展可谓突发飞进，日新月异。令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。电子邮...+阅读

电子商务之电子邮件的使用

Netiquette（网络礼仪）概括的范围很广，在这里我们只是说其中之一部分—— email etiquette(= electronic mail etiquette，电子邮件的礼仪)，它是日常商务礼仪，是每一个职业人都应该遵循的礼仪规范。1. 必须回复无论对方来信是提问或是问好，都必须回复，而且应该是尽快回复。电子邮件如同通电话，正如你不应该让电话铃响太久才接听。不过，如果你是没有经常查看邮箱的习惯，假如你一星期才查看一次邮箱，你应该把这习惯告诉人。2. 必须写主题这是一种职业行为，同时也方便对方第一眼看到你所写的邮件的相关内容，这样你会得到更快的回复。通常人们是根据主题判断邮件的重要性，一般来说没有主题的邮件往往会被忽略，到最后才看。3. 内容要简练写电子邮件切忌长篇大论，应该尽量简单明了地表达。

4. 注意礼貌虽然电子邮件要尽量简单扼要，但必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。5. 注意字体字体大小要适中，不要选择让人难以阅读的字体。此外，如果写英文邮件，特别注意不要全用CAPITALS（大写）。举例：I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写，就表示喊叫的语气，大声地对收件人说这句话，显得很没礼貌。正确的表达应该是：I will call you tomorrow.6. 注意编码有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文的邮件应该选择 GB2312 的编码。7. 保持专业避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。8. 避免传递无关信件“Spam”或“junk mail”（垃圾邮件）是让人厌烦的。所以不要发送对方不感兴趣的邮件。9. 尊重隐私有些人是不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中，所以当群发邮件的时候，要特别考虑尊重他人的隐私。

10. 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能抄送是指发送给收件人的同时，也让其他一人或多人收到该封信件，并且也让收件人知道这情况。密送的功能也差不多，其区别是收件人并不知道你同时也把该信件发送给其他人。11. 小心使用附件功能只是在有必要的情况下才使用附件功能。如果信件内容不多，应该以邮件正文发送。发送图片、影像或文字量较多的文档可以通过附件发送，并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。同时发送多个文件或比较大的文件，可以先压缩后再发送。12. 小心使用表情字符适当使用表情字符可以表达幽默，并让人感觉轻松和亲切。但你必须确认收件人能意会字符的含义。以下是常见的表情字符：表情字符含义：-）或：）微笑：->露齿笑：-P 歪嘴笑、吐舌头；-）眨眼：-（不高兴：-| 不感兴趣：-/ 困惑：-e 失望：-@ 尖叫：-O 喊叫、惊讶13. 小心使用缩写适当使用缩写可以节省时间和空间，这种方式也广泛应用于电子邮件中，但你必须确认收件人能明白缩写的意思。

以下是常见的缩写：缩写原文意思AOB Any other business 其他事ASAP As soon as possible 尽快BCC Blind carbon copy 密送BTW By the way 顺便提一下CC Carbon copy 抄送Conf. Confidential 机密IOW In other words 换句话说Pls. Please 请PS Post 附言WRT With regard to 关于14. 邮件要署名与传统信函一样，电子邮件也必须在信件上署名，这也是对收件人的一种尊重。15. 检查语法和错别字点击发送前e68a84e8a2ade79fa5e9819331333264643665要先检查一遍，看看有没有错漏。电子邮件发出去，就如说出口的话，收不回来，所以必须要谨慎

书写电子邮件应该注意避免哪些问题

电子邮件中的小错误会让你给人留下懒惰、无能、注意力不集中、不值得信任或不专业的印象。每天，我们都给同事和客户发送电子邮件；但你是否真正想过，你的邮件说明了你的什么特点呢？我不是在谈论你给其他人发送的邮件内容，而是说你的电子邮件形式和格式在无意中传达的信息。通常，遗漏或不小心包含在内的微小细节可能暗示着你是一个懒惰、无能、不专心、不值得信任或不专业的人。下面指出了一些在电子邮件中应该注意的问题：拼写：每个单词的拼写都正确吗？使用拼写检查器，这应该不费什么事，但你应当仔细读一遍你所写的信件内容。记住，拼写检查器只能检查拼写错误，但不能检查用词错误。语法：信件的语法正确吗？语法并不只是挑剔的英文教师才关心的问题。

如果你的信件语法不正确，收信人很有可能会误解你的意思。一般来说，沟通不畅比根本不沟通还要糟糕。签名栏：你的所有电子邮件中都包含一个带有你的联系信息的简短、专业的签名栏吗？如果他们想给你打电话，不要让他们到联系人管理器中去查找你的联系方式。记得把你的联系信息插入到每封电子邮件中。同时，你不必包含你的整个人生经历记录，如你的出生地、最喜欢的颜色和紧急联系人。邮件主题：使用邮件主题来传达有用的信息。让收信人知道你希望他们了解什么内容，以便他们决定如何处理。无用或误导的主题只会令人生厌。格式：你曾经在一个自然段落里写下大量的文本吗？把你的观点分解一下，这样别人会更容易理解。这并不需要很多时间。只要在你想转换思路的地方敲一下回车键。

不过也不要分得太细，把文章分成一段一段的。简单地说，就是格式要与内容相符。长度：电子邮件一般都较短。你注意到没有，电子书惨遭失败。部分原因就是因为人们不想在屏幕上看太长的东西。（当然电子邮件时事通讯是个例外。）紧急标志：这是我个人比较厌烦的一项功能。我讨厌人们对明显不重要的电子邮件使用紧急标志。这让人觉得你不重视收件人的时间和注意力，或者你患有某种人格障碍，以致于让自己沉浸在自大的错觉中。无论哪一种都不是个好印象。带宽使用：如果你发送的是一封只有几句话的邮件，就不要加上一个巨大的图形化签名栏。这看起来很浪费，对那些仍然通过电话线接收电子邮件的人来说，这会浪费他们大量的宝贵时间。如果没有必要发送大文件，就不要发送。

收信回复：这是另一项我个人不喜欢的功能。除非有人送给我一份非常重要的合同或时间敏感性文件，否则我想私下阅读我的电子邮件。当我看到那个小型弹出框告诉我发件人希望我回复一封非紧急的邮件时，我感觉到他们并不真正信任我。每次在给别人发送电子邮件之前，我把这封邮件发给自己，看看它在我的Outlook收件箱里是什么样子。结果令我感到惊奇，因为我注意到各种我并不想传达的内容。我鼓励你也这样做。你可能惊奇地发现你的电子邮件也让你陷入沉思！

收发英文Email的礼仪问题

EMAIL往来是OFFICE工作中的很重要的一部分。如果同事发邮件给很多人，通常叫抄送，也叫CC，如果你收到了这类型的邮件，说明他认为你是这件事情的参与者或者相关者。是否回复视情况而定。如果是公告或通知之类的，一般不需要回复。如果是领导发邮件给你下达一项工作之类，那么你应该回复，表示你已经收到这个指令。通常来说，E-MAIL不需要用太正式的语言，基本与口语一致，这一点不同于较为正式的商务信函。比如，your BOSS assigned you a task,you can reply him: OK, understood, I will do my best. or ok, got it, I will do it asap....

与英国人回邮件在礼仪上要注意什么

随着因特网和电子邮件在商务领域中的普及应用，电子邮件礼仪已经成为商务礼仪的一部分，并且对于客户关系成败的影响日益显著。如何写好一封商务电子邮件呢？Brody Communications Ltd.的总裁Marjorie Brody在其撰写的文章中提出以下建议：

1）注意措辞：你也许认为自己的邮件浅显易懂，但是有时侯却遭到误解。简单明了的邮件可以使你节省打电话发传真澄清邮件意义的时间。

2）不要“惹火”收件人：如果使用含有敌意的词句或者批评的语气（电邮礼仪中称之为“火焰”），你会“惹火”对方并且造成糟糕的局面。电子邮件不是大家“笔伐”的工具，如果有问题，与对方当面解决。

3）提前通知收件人：尽量在发邮件以前得到对方的允许或者至少让他知道有邮件过来；确认你的邮件对他有价值。没有人会喜欢垃圾邮件。收件人对于满篇废话的不速之“件”的态度通常是作为垃圾邮件处理一删了之。

4）不要发送私人或者机密邮件：即使你选择“永久删除”，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人（比如老板）看到这封信会发生什么情况。你当然不想老板看到你的私人邮件或者冒着泄露客户机密的风险发送机密邮件。

5）小心使用附件功能：附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了。传真或者邮寄那些冗长的附件。

6）小心使用抄送功能：你也许会把自己的邮件象备忘录一样抄送给其他同事或者客户。不要滥用抄送功能，否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。

7）避免使用字符图释（emoticon）：你也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图释了如指掌，可是不要假设收件人和你一样专业。