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12月30日 编辑 fanwen51.com

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1. 电话的基本礼仪 1.重要的第一声 当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。在电话中,只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说:“你好,这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意识。 2.要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。 3.清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。 4.迅速准确的接听 现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两三部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3秒种,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远,听到电话铃声后,附近没有其他人,我们应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂”了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。 5.认真清楚的记录 随时牢记5WIH技巧,所谓5W1H是指 ① When何时 ② Who何人 ③ Where何地 ④ What何事 ⑤ Why为什么 ⑥ HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话,接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有赖于5WIH技巧。 6.了解来电话的目的 上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。我们首先应了解对方来电的目的,如自己无法处理,也应认真记录下来,委婉地探求对方来电目的,就可不误事而且赢得对方的好感。 7.挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。2. 使工作顺利的电话术

(1)迟到、请假由自己打电话;

(2)外出办事,随时与单位联系;

(3)外出办事应告知去处及电话;

(4)延误拜访时间应事先与对方联络;

(5)用传真机传送文件后,以电话联络;

(6)同事家中电话不要轻易告诉别人;

(7)借用别家单位电话应注意,借用别家单位电话,一般不要超过十分钟;遇特殊情况,非得长时间接打电话时,应先征求对方的同意和谅解。3. 交际中的关键最初四分钟 人们是否愿意成为朋友或什么时候可能成为朋友,按照信纳德。佐宁博士在《交际》一书中的观点,陌生人之间接触的头四分钟是至关重要的。他在书中对有举建立新的友谊的朋友说:“当你在社交场合中遇到陌生人,你应把注意力集中在他身上四分钟。很多人的生活将因些而改变。” 你可以注意到,一般人并不专心致志地注意自己刚认识的人,他不断地东张西望,似乎在寻找更加有趣的人。如果谁这样对待你,你一定不会喜欢他。 当我们被介绍给新朋友时,作者说,我们应当尽量显得友好和自信。“一般来说,”他说:“人们喜欢喜爱自己的人。” 另外,我们不能让别人认为我们很自负,对别人显示出兴趣或表示同情是很重要的。要知道别人也有自己的需要、恐惧和希望。 听到上述劝告,你或许会说,我不是一个天性友好或自信的人,这样做,不是诚实吗? 佐宁博士认为,只要实践几次,便会改变自己的社交方式了。只要我们想改变自己的性格,我们终究会习惯的,这就象买了一辆新车,起先你可能觉得不熟悉,但是它总比旧的好。 是否说,天性不善友好和自持的人,表现出友好或自信是一种不诚实的行为呢?佐宁博士说:或许吧,“完全的诚实”对于社交关系来说往往并不合适,特别是在相互接触的头几分钟,这时可能有各种各样的表现,但是适当的表演,在和陌生人的交际中是最好的一种方式。这时不是抱怨自己的健康问题或找别人的缺点的时候,这也不是彻底地把自己的观点和印象合盘托出的时候。 上面所磨拳擦掌同样适用于家庭成员间的关系或朋友间的关系,对丈夫和妻子、父母和孩子来说,问题常常产生在他们长期间分别后相聚的头四分钟。 佐宁博士建议说,这几分钟的相聚必须小心,如果你讨论了令人不愉快的事情,以后还需着手解决。4. 礼貌忌语 礼貌忌语是指不礼貌的语言,或他人忌讳的语言,或会使他人引起误解、不快的语言。 不礼貌的语言,如粗话脏话,这是语言中的垃圾,...

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