档案管理工作的环节

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档案管理工作的环节

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

对档安管理一点也不通初期我应该做哪些准备工作

档案要有专门的地方放置

要做好档案的分类工作。

最好用高拍仪做一份电子备份。

档案要做好严格保密工作，做到随查随到。

下面是一个规定

档案管理规定

一、档案管理

（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

二、文书档案管理

（一）归档范围

1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

4、质量管理类：质量管理方面的制度。

5、技术类：产品及生产方面技术文档。

6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。

（二）文书的档案立卷

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

三、归档时间

公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。

四、档案的借阅及销毁

（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

阅档室管理制度

一、查阅城建档案及图书资料，须出示如下合法有效证件：

1、查阅单位工程档案，出具单位说明信和查阅人身份证。

2、查阅私人建房档案，出具房屋产权人个人身份证。

3、为便于查档，查阅人有责任提供所查工程或项目的索引资料。

二、查阅他人或其他单位工程建设档案，须出具该产权人委托查询的证件或产权人同意的证明文件。

三、无合法有效证件者或所查档案涉及国家机密的，档案管理人员有权拒绝提供服务。

四、查阅档案先登记，并在利用后提供反馈信息；摘录或复印档案资料，须经主管领导同意，并加盖公章方可有效。

五、特殊情况需要调用档案原件的，须经主管领导批准，且限期归还。

六、查阅档案时不准吸烟、喝茶；不准擅自扩大利用范围；不准涂改、折叠、拆散和撕毁档案资料。

七、查阅利用档案实行有偿服务，查阅人须按规定激纳有关费用。