如何组织高效率会议30页

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如何组织高效率会议30页

如何组织高效率会议权威统计：在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！会议的组成部分：前段：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。

1、会议召集人的会前工作清单

2、与会者的会前准备工作中段：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。开会参考流程末段：会后追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。会中分派工作一览表GO会议召集人的会前准备工作清单：开会目标是否清楚；决定与会者名单；决定与会者的参与程度；决定由谁来担任会议主席与会议记录者；决定会议时间、会议长度、地点；准备好会议所需辅助设备；决定哪些与会者该做简报与何时做；暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；分发开会通知。与会者的会前准备工作：基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。给与会者的几个建议给与会者的几个建议：

1、发言内容要有组织

2、适时发言

3、一次只讨论一个要点

4、口齿清晰、陈述有力

5、让证据说话

6、仔细倾听他人讨论

7、避免不当的肢体语言会议目标：会议中所要解决什么问题，以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果，既问题在会议中期望被解决的程度。...

总经理让我组织各部门的周例会总经理出席会议如何开

周例会是每个企业每周.要召开的会议，都是制度的。时间：每周周X9:00-11:00会议地点：公司会议室参会人员：每周的周一全体高中层骨干会议记录：文员在会议过程中进行会议内容的记录会议内容：

一、每个部门的负责人对上周工作情况进行戚蚂简单总结汇报，对下周工作的计划及需要其它部门配合的请。

二、工作分析工作中遇到的问题，讲出来让大家共同探讨解决方案。三，总经理对各部门工作的汇报情况进行点评，协调各部门的工作配合。安排下周工作。会议要：

1、会议发言人的发言内容要紧扣会议主题，并控制好发言时间，不能记流水，严格按照会议流程给定的时间执行。

2、需要做工作汇报的人员提前作好准备。

3、全体参会人员必须认真聆听并踊跃发言、积极分享。会议纪律：

1、高袜埋会议期间关闭手机或把手机调至静音状态。

2、参会人员不得无故请假，如需请假需提前告知行政部。

3、参会人员准时参会。好颤...

如何协助领导组织会议

一、会议预案的制定：当决定召开会议之后，秘书人员要着手做的就是拟定详细的会议方案。会议方案也称为会议预案，就是为实现一定的会议功能目标，事先对运作环节、工作事务过程，办事流程所做的有序安排。属于计划类会议文书。一般来说，中、大型会议或重要的电视、网络视频会议才需要拟定预案，简单的小型会议，不必有预案。

会议方案的内容与格式：一份完整的预案包含以下内容：

1、明确召开会议的目的、任务。即这次会议要实现什么目的、效果及有哪些方面的具体要，这是拟定预案的第一步；

2、会议的规模，包括确定与会总人数、与会者的职务、级别、主持人选，概算经费成本，确定会议的会期等；

3、会议名称、召开的时间、地点；

4、会议材料的组织和大会发言安排；

5、其他事项的安排。

二、拟定会议议程和日程：会议预案是对大中型会议的整体筹划，会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。秘书人员在协助领导筹备会议时，可以说，制定会议预案是整个工作流程的第一步，接下来还有很多工作要做。

1、编制会务程序表议预案：虽是整个会议的计划，但会议预案不完全等于会务工作计划，因为会议预案所列项目比较笼统，而会务工作则是十分具体、细致的。

秘书部门有必要在会议预案的基础上对会务工作做出一个周到细致的具体计划，编制成“会务工作程序表”。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。会务工作程序表由会务工作负责人（通常是办公室主任）编制。由于它是具体事条的安排，不一定须经上司审查批淮。会务工作程序表编好后，可作为会议预案的附件发给承担会务工作的人员。

由于分工明确、内容具体、时间要严格，各人可按程序表分别进行具体准备工作。会务工作负责人也可按程序表检查各项事务的落实情况，凡是已经按要完成的，就在备注栏注明“已办”，这样会务工作就可井然有序地进行，防止出现顾此失彼、重复忙乱的情况。

2、准备会议材料： ①会议文件的起草会议文件的起草是件非常严肃的事。

有的要提前很长时间开始淮备。提倡领导亲自主持并参加重要文件的起草，必要时要成立专门的起草班子。一般情况下，日常的工作会议或专题性比较强的会议的文件，可由相关职能部门负责起草；一些重要的、大中型会议，需要在主要负责人的主持下，事先成立专门的起草班子，专司文件起草工作。 ②会议文件的审效会议文件有些需要在会议上宣读，有些是关于程序、流程的规定，一旦有了差错，直接影响到会议的质量与进程。

为了确保会议文件的质量，提高会议效率，秘书人员需要在会前对组织起草和有关部门报送的会议文件进行审核和校对工作，然后向上司提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。 ③文件材料的印制和分发需要提交会议审计的文件讨论稿和其他资料，应在会议召开前印制完毕并发到与会人员手中。分发文件的方法主要由： ⑴意识会前分发； ⑵报到、入场时分发； ⑶按座位发放； ⑷会议结束时分发。

三、发出会议通知发出会议通知常用两种形式，一种是口头通知，一种是书面通知。口头通知主要适用于一些单位内部召开的会议，或参加人员少、准备时间短的会议。根据通知方式不同，口头通知又分为当面通知和电话通知。书面通知是一种比较正式、传统的通知方式，主要适用于一些大中性会议。主要由两种方式。一种是以正式文件形式下发的会议通知，另一种是便函形式的会议通知。

四、布置会场与检查布置会场应与会议议题、会场本身的空间、形状和出席人员的需要协调一致。布置会场包括整体格局的布置和主席台，场区座次的布局。会场布置完，还要听取筹备人员汇报或亲自到会议场地等方式，检查会议筹备和布置情况，确保会场安排周密。

五、落实后勤服务：

1、预定住宿客房：会议住宿安排最简单的方法是由与会者自己安排，但是考虑到经济利益和效率最好是由主办单位预定房间；

2、安排会议餐饮：安排会议餐饮需注意： ①考虑餐饮的形式与规格； ②签订餐饮合同； ③控制餐饮成本； ④科学编席； ⑤关注餐饮安全。

3、落实交通保障；

4、印制有关票证：凡是大型会议，均需要制作有关会议的票证。